6 Voraussetzungen für ein erfolgreiches ERP Projekt

Seit gut 20 Jahren begleiten wir Schweizer KMU Betriebe bei der Einführung modernster ERP und CRM Lösungen. Während unserer Geschäftstätigkeit haben wir über 600 Projekte im vereinbarten Zeit- und Kostenrahmen erfolgreich umgesetzt. Das hat uns dazu bewogen bei unseren Kunden und Projektleitern nachzufragen und daraus die wichtigen Voraussetzungen für ein erfolgreiches ERP Projekt zusammen zu tragen. Interessant dabei ist die Erkenntnis, dass die Erfolgsfaktoren unabhängig vom Kunden und Branche grundsätzlich für alle ERP Projekte zutreffen. Folgende 6 Voraussetzungen haben wir ermittelt:

Die Hintergründe für die Einführung einer ERP Lösung kennen

Die Einführung von einer neuen ERP Software ist aufwendig. Deshalb sollten die Beweggründe und die Ziele für ein neues ERP System von Anfang an bekannt sein. Aus Erfahrung können wir sagen, dass es wichtig ist die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen damit der Sinn für die Einführung einer neuen Lösung erkannt und verstanden wird. Denn eine neue ERP Software hat einen grossen Einfluss auf die Arbeitsweise im Unternehmen und in weiterer Folge auf die Zufriedenheit der Anwender. Machen Sie sich Gedanken, wo Sie die «alte Lösung» heute behindert und definieren Sie, wo Ihr Unternehmen in den nächste 3 bis 5 Jahren stehen soll? Wie kann Sie die neue Lösung bei diesem Vorhaben unterstützen oder welchen Nutzen muss Ihnen die Lösung liefern? Eine transparente, situations- und zielgruppengerechte Kommunikation hilft Ihren Mitarbeitern die Hintergründe besser zu verstehen, zielorientiert zu arbeiten und das gemeinsame Ziel motiviert zu erreichen.

Erfolgreiche ERP Projekte
Betriebswirtschaftliche Umstellung

Im Schnitt machen Unternehmen alle 5 Jahre ein Update und evaluieren alle 10 Jahre eine neue ERP Software. Für Unternehmen ist das die perfekte Gelegenheit alle Prozesse von Grund auf zu überdenken, den neuen Gegebenheiten anzupassen und zukunftsgerichtet einzuführen. Denn bei einem erfolgreichen ERP Projekt steht nicht die Technik im Fokus, sondern die Reorganisation der Prozesse (Business Prozess Reengineering). Loslassen, da wo es Sinn macht und die Mitarbeiter konsequent auf die neuen Prozesse und Anforderungen schulen. Dies ist ein intensiver Prozess, damit am Ende Mitarbeiter ihre Prozesse und Aufgaben in der neuen Lösung abwickeln und nicht auf andere Hilfsmittel zurückgreifen oder die neue Lösung falsch bedienen. Wie lange geht ein solcher Umstellungsprozess? Wir wissen aus Erfahrung, dass für diese Phase ein Zeitraum von 3 bis 6 Monate benötigt wird. Schöner Nebeneffekt? Nach diesem Zeitraum sind die neuen Prozesse fest verankert und die angestrebten Ziele erreicht. Ohne eine interne oder externe Betreuung in Form eines Coachings laufen Unternehmen Gefahr, dass die Mitarbeiter immer wieder versuchen nach den alten Prozessen zu arbeiten und dafür nach Tools wie z.B.: Excel und Word oder sogar zur alten Lösung greifen. In diesem Fall ist das Resultat: Mehrkosten, überlastete Ressourcen und unzufriedene Mitarbeiter. Das Fazit für ein Unternehmen: Schulung, Schulung, Schulung und ein professionelles Coaching. Denn kein Team der Welt geht ohne Training an die Olympiade.

ERP Stammdaten
Stammdaten und Schnittstellen

Stammdaten sind das A und O von vollständig integrierten ERP Systemen. Müssen bei Insellösungen die Datensätze noch manuell abgestimmt werden, pflegen Anwender einer ERP Software die Datensätze zentral. Der Datensatz, wie etwa eine Adresse zieht sich konsequent durch das gesamte ERP System: Von der Offerte, zur Auftragsbestätigung, über die Rechnung, der Mahnung bis zur Einladung für den nächsten Kundenanlass. Der Vorteil: Sie müssen den Datensatz - wie etwa die Adresse - nur noch an einem Ort eingeben und pflegen. Das betrifft nicht nur die Adressverwaltung, sondern gilt für Artikelstammdaten, Konditionen aber auch für den Austausch von Informationen über Schnittstellen wie beispielsweise zum Onlineshop. Ein Stammdatenkonzept inklusive Datenübernahme und Schnittstellenkonzept ist in einer frühen Projektphase erfolgsentscheidend. Warum? Die Anwender haben eine klare Vorstellung über die heute gültigen und die künftigen Stammdaten und testen bereits sehr früh die Durchgängigkeit der Prozesse. Positiver Nebeneffekt: Für die Mitarbeiterschulungen stehen firmeneigene Datensätze zur Verfügung. 

Projektplanung & Controlling

Aufgrund der definierten Ziele ist ein auf die Unternehmen abgestimmter Projektplan zu erstellen. Dieser beinhaltet die Termine der Teilaufgaben und die damit verbundenen Meilensteinen. Damit verbunden ist eine realistische Planung der Ressourcen – sprich – dass neben den geplanten Ressourcen auch die geplante Zeit zur Verfügung gestellt werden kann. Als Richtwert gilt, dass ein Unternehmen etwa 2.2 bis 2,8-mal mehr Ressourcen benötigt als der ERP-Implementierungspartner. Begleitet wird die Projektplanung und die damit verbundenen Prozesse von einer Kostenplanung. Die gesamte Planung muss alle zwei bis vier Wochen betreffend Kosten, Termin und Funktions- sowie Ressourcenabweichungen kontrolliert werden. Je schneller diese Abweichungen besprochen werden und Lösungen erarbeitet werden können, desto geringer ist das Projektrisiko.

Projektteam / Verantwortung

In einem ERP Projekt braucht es Klarheit: Wer macht was und bis wann? Jedes Projektmitglied muss seine Rolle kennen und damit verbunden die Verantwortung, die Kompetenz und die Aufgaben. Je besser ein Mitarbeiter seine Rolle und seine Verantwortung wahrnimmt, desto grösser ist der Erfolg im ERP Projekt. Wir erleben sehr stark, dass der Projekterfolg zu einem grossen Teil durch den Projektleiter beeinflusst wird. Entscheiden Sie sich intern, wie extern für einen Projektleiter, der die nötige Kompetenz, Leidenschaft, Disziplin aber auch Empathie hat. In der Regel scheitern Projekte nicht an den harten, sondern an den weichen Faktoren. Für ein erfolgreiches ERP Projekt braucht es offene Diskussionen und eine gute Feedbackkultur. Mit Offenheit, Klarheit und Durchsetzungsvermögen wird ihr ERP Projekt den gewünschten Erfolg erzielen.

ERP Projektteam
Fachwissen in den Prozessen - kennen der Anforderungen

Wer sind die Wissensträger im Unternehmen und wie können diese ins Boot geholt werden, damit Ihr Unternehmen von diesen Erfahrungen profitieren kann? Meistens sind diese Personen intern bestens bekannt. Nehmen Sie diese Mitarbeiter in der Definitionsphase ins Projekt, damit dieses Wissen in die neue Lösung fliessen kann. In der Analysesitzung ist es dann Aaufgabe des Projektleiters, den Fokus auf das Wesentlichen zu legen und damit nicht alles zu wollen, aber das wichtigste abzubilden. Das Hauptaugenmerk liegt auf den erfolgskritischen Prozessen: Welche Prozesse tragen zum Erfolg des Unternehmens bei? Mit welchen Anforderungen und Automatisierungen wird die Wertschöpfung gesteigert? Wo werden Kosten gesenkt? Zu beachten: Lassen Sie die Spezialanpassungen bei unkritischen Prozessen auf der Seite, da diese meistens hohe Kosten und Projektverzögerungen verursachen und am Ende oft nicht den gewünschten Nutzen bringen. Setzen Sie bei den Prozessen und Anforderungen von Anfang an die entsprechenden Prioritäten: Was ist ein „Muss“ für die Phase 1 und was kann in einer zweiten oder dritten Phase umgesetzt werden.