Archivierung von E-Mails

Haben Sie schon einmal aus Versehen ein wichtiges E-Mail unwiderruflich gelöscht? Unternehmen stehen Tag für Tag vor der Herausforderung geschäftsrelevante und geschäftskritische Dokumente revisionssicher aufzubewahren. E-Mails können aus verschiedenen Gründen verloren gehen. Ob Mitarbeiter versehentlich oder absichtlich ein E-Mail löschen oder die Datensicherung nicht richtig funktioniert hat oder die E-Mails sind auf so vielen verschiedenen Systemen verteilt, dass sich im Lauf der Jahre ein Datenverlust einschleicht. Für die gesetzlich konforme und revisionssichere Archivierung von E-Mails ist jedoch das Unternehmen verantwortlich.

Denn der Verlust von E-Mails bedeutet für Unternehmen nicht nur den Verlust von wichtigen Informationen, sondern auch von Produktivität. Mitarbeiter benötigen für einen effizienten Arbeitsalltag einen schnellen, komfortablen und vor allem vollständigen Zugriff auf die in ihren E-Mails enthaltenen Informationen.

Ist das Archivieren von Emails überhaupt notwendig?

Ja, denn das E-Mail ist inzwischen ein bedeutendes Mittel in der Korrespondenz zwischen Unternehmen geworden. Heute werden Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge per Mail versandt. Die Archivierungspflicht besteht vor allem für alle Schreiben, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. So müssen auch E-Mails revisionssicher archiviert werden.

Was muss archiviert werden?
  • Jahresabschlüsse (Bilanz, Erfolgsrechnung)
  • Konti
  • Buchungsjournale
  • Ein- und ausgehende Korrespondenz
  • Hilfsbücher mit Details zu Debitoren, Kreditoren, Lohn, Lagerbuchhaltung
  • Dokumente mit rechtsverbindlicher Wirkung
  • Buchungsbelege
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Nach dem Obligationenrecht (Artikel 962) gibt es zwei wichtige Fristen für die Aufbewahrung:

Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die geschäftliche Korrespondenz muss 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Für die Korrespondenz in Verbindung mit Geschäften mit Immobilien oder Grundstücken, gilt sogar eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 20 Jahren.

E-Mail Archivierung mit MailStore

MailStore ist ein Anbieter für E-Mail-Archivierungslösungen. Weltweit ist MailStore bei über 27‘000 Kunden im Einsatz. MailStore gewährleistet die gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails für kleine und mittelständische Unternehmen. E-Mails können zwar auch in E-Mail-Systemen wie Exchange gelagert werden, sind aber nicht rechtsicher archiviert. Gleichzeitig muss bei E-Mail-Systemen für die Nutzer-Lizenz gezahlt werden. Im Fall in dem ein Mitarbeiter die Firma verlässt, muss also das Unternehmen die Nutzer-Lizenz weiterlaufen lassen, damit der Zugriff auf die E-Mails weiterhin besteht. Bei einer E-Mail-Archivierungslösung spielt der Austritt eines Mitarbeiters keine Rolle.

E-Mail-Archivierung-Mailstore
Wie funktioniert die Archivierung von E-Mails?

Ein E-Mail-Archiv ist eine Ergänzung zum einem bereits vorhandenen E-Mail-System und wird parallel zum E-Mail-System wie beispielsweise Microsoft Exchange genützt. Das Unternehmen bestimmt, welche E-Mails zu welchem Zeitpunkt in das E-Mail-Archiv übertragen werden sollen. Gleichzeitig definiert das Unternehmen, ob die E-Mails nach der Übertragung ins Archiv in den Postfächern noch verfügbar sein sollen. Vielfach werden in der Praxis E-Mails, die älter als 2 Jahre sind, ins E-Mail-Archiv übertragen. Private E-Mails der Mitarbeiter können herausgefiltert werden und so schaffen Unternehmen gekonnt die Gratwanderung zwischen Datenschutz und Persönlichkeitsrecht.

 

Mailarchivierung auch aus der Cloud?

In der Art der Bereitstellung vom E-Mail-Archiv sind Unternehmen flexibel. Einerseits können Sie das Mail-Archiv intern bei Ihnen im Haus betreiben oder als „Service“ aus der Cloud beziehen. Bei diesem Bereitstellungsszenario wird das Mailarchiv aus unserem Rechenzentrum in St. Gallen betrieben. Sie können von überall auf das Archiv zugreifen. Investitionen in eine hausinterne Infrastruktur entfallen so für Sie.

5 Vorteile, auf die Kunden von MailStore nicht mehr verzichten möchten.
  • Nach der Archivierung können E-Mails können regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden. Anwender verfügen jedoch über das Archiv weiterhin über alle E-Mails.
  • Durch die Single-Instance-Sicherung und Komprimierung belegen die Daten im Archiv 30 bis 70% weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server
  • Mit einem Klick kann jeder Anwender seine E-Mails selbstständig aus dem Archiv holen. Die IT-Abteilung wird dadurch entlastet.
  • Das E-Mail-Archiv von Mailstore ist nahtlos mit Outlook integriert und damit in die gewohnte Arbeitsumgebung der Anwender eingebettet. Zudem ist die Suche nach E-Mails im Archiv sehr effizient.
  • Die extrem schnelle Volltextsuche ermöglicht allen Anwendern einen schnellen und komfortablen Zugriff auf E-Mails. Erweiterte Suchfilter helfen dem Anwender zusätzlich.

Mit der E-Mail-Archivierung von MailStore wird die Archivierung von E-Mails zur Kür: