Nimmt das Erfassen von Artikeln bei Ihnen im Unternehmen viel Zeit in Anspruch? Wenn ja, dann sind Sie nicht alleine. Dann geht es Ihnen nämlich wie den meisten Unternehmen. In den meisten Unternehmen ist das Erfassen von Artikeln zeitaufwendig. Jedem Artikel müssen diverse Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen hinterlegt werden, da Artikel in fast allen Geschäftsprozessen zur Verwendung kommen. Viele Unternehmen nutzen darum für die Erfassung von Artikeln Checklisten, welche als Papier von Abteilung zu Abteilung gereicht werden. Mit der ERP-Software Microsoft Dynamics NAV steht dieser Prozess vollintegriert innerhalb der ERP-Software zur Verfügung.

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Wie werden Artikel per Workflow in Microsoft Dynamics NAV erfasst?

In einerm ersten Schritt wird der Artikel erstellt. Anhand der Auswahl einer Stammdatenvorlage werden alle «Standard»-Werte wie etwa die Buchungsgruppen abgefüllt. Auf der Stammdatenvorlage sind Aufgaben hinterlegt, welche beim Auswählen der Vorlage automatisch angelegt werden. Der Hauptverantwortliche kann – falls dies nötig ist, diese Aufgaben noch bearbeiten.

Der Artikel wird nun auf den Status «in Erfassung» gesetzt. Durch diesen Schritt werden die Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Die Aufgaben können abgearbeitet und anschliessend auf erledigt gesetzt werden. Sobald alle Artikelaufgaben abgearbeitet sind, wird der Artikel automatisch in den Status «in Freigabe» gesetzt.

Der Hauptverantwortliche erhält nun eine entsprechende Meldung und kann den Artikel freigeben. Müssen beim Artikel Änderungen vorgenommen werden, dann kann der Status verändert werden und die entsprechenden Aufgaben können manuell an die entsprechenden Mitarbeiter verteilt werden. Über den jeweiligen Status wird auch die Sperrung des Artikels gesteuert, so dass nur mit korrekt und vollständig erfassten Artikeln gearbeitet wird.​

Artikel_ERP-Software
Welche Vorteile liefert Ihnen die Erfassung von Artikeln per Workflow?
  • Papierloses Arbeiten wird möglich
  • Der Hauptverantwortliche des Artikels sieht jederzeit den Fortschritt des Artikels
  • Die Fälligkeit von Aufgaben kann überprüft werden
  • Durch die Historie wird der einzelne Mitarbeiter in die Pflicht genommen, wodurch sich die Qualität der Stammdaten verbessern lässt