von Johanna Schirmer | 24. Nov. 2020

Wer Rechnungen manuell erfasst, kennt die Herausforderungen, die ein analoger Verarbeitungsprozess von Rechnungen mit sich bringt, nur zu gut. Der Prozess ist zeitaufwendig, fehleranfällig und kostenintensiv. So kann sich schnell ein Tippfehler einschleichen oder ein Beleg bleibt liegen. Die Genehmigung auf dem Papierweg dauert oft lang und ist nicht ausreichend protokolliert. Dadurch verstreichen teilweise sogar Skontofristen. Speziell in der aktuellen Situation, wo viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist ein solcher Prozess eine Herausforderung.

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Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Document Capture

Das Addon Document Capture von Continia ist vollintegriert in Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV und ermöglicht End-to-End Verarbeitung von Kreditorenrechnungen: Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt und registriert, mit den Bestellungen abgeglichen und nach vorgegeben Kriterien digital genehmigt, bevor Sie verbucht werden können.

Wie funktioniert Document Capture
Automatisierte Verarbeitung eingehender Dokumente

Eingehende Dokumente – egal ob als E-Mail, als gescannte Rechnung oder als elektronische Rechnung –  werden dank der OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) automatisch erkannt und im System zur Verarbeitung registriert. Durch die auschnell und effizient registriert werden. Durch die automatisierte Bearbeitung sparen Sie Zeit und wertvolle Ressourcen. 

Papierrechnungen und E-Mails

Papier-Rechnungen werden gescannt und als PDF-Datei in einem Datei-Ordner abgelegt; dieser kann lokal sein oder sich in der Cloud befinden. Bei E-Mails werden die Anhänge automatisch heruntergeladen und ebenfalls gespeichert. Mittels OCR-Technologie werden die Informationen erkannt und an Microsoft Dynamics 365 Business Central zur Weiterverarbeitung übermittelt, ohne dass der Anwender etwas unternehmen muss.

Elektronische Rechnungen

Bei elektronischen Rechnungen (XML Format) werden alle wichtigen Informationen automatisch nach Microsoft Dynamics 365 Business Central übertragen, da diese bereits alle notwendigen Informationen enthalten und darum ohne OCR Erkennung importiert werden können.

Automatischer Abgleich von Rechnungen zu Bestellungen

Eine Vielzahl von Funktionen, wie die automatisierte Erkennung von Lieferanten, die erweiterte Dokumentenübersicht oder die Vorerfassung von Kreditorenrechnungen helfen die Be- und Verarbeitung von Kreditorenrechnungen effizient zu handhaben.

Rechnungen werden automatisch mit vorhandenen Bestellungen oder Belegen abgeglichen, genehmigt und gebucht werden, wenn die Beträge innerhalb des vordefinierter Schwellenwertes liegen.

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Einfaches Finden mithilfe der Volltextsuche

Es ist möglich, nach einer bestimmten Referenznummer, Seriennummer oder anderen Informationen auf Kaufrechnungen und anderen Dokumenten zu suchen, da das digitale Archiv vollständig indiziert ist.

Das heisst, die Volltextsuche ist möglich, auch wenn die Informationen nicht in ein Feld in Microsoft Dynamics Business Central übertragen wurden. Da die PDF Dokument vollständig aufgelistet sind, können Rechnungen durch eine Textsuche im Handumdrehen wiedergefunden werden.

Benedict Vuilleumier
Business Development Manager
Alpha Solutions AG
„Dank Continia Document Capture haben Sie ein leistungsstarkes, anwenderfreundliches und smartes Tool für die automatisierte Rechnungsverarbeitung - vollintegriert mit Microsoft Dynamics 365 Business Central. “
Schnelles Hochladen per Drag & Drop

Es müssen keine Dateien hochgeladen werden, indem Sie auf die Schaltflächen klicken, während Sie die richtigen Ordner suchen und durch diese scrollen. Sie können einfach Dateien hochladen, indem Sie das Dokument direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central ziehen und dort ablegen (Drag & Drop).

Rechnung abrufen über digitales Archiv

Das digitale Archiv von Continia Document Capture enthält alle PDF-Dateien und gescannten Dokumente, auf die von allen relevanten Stellen innerhalb von Microsoft Dynamics Business Central zugegriffen werden kann. Das Original-PDF-Rechnung kann von der gebuchten Rechnungskarte oder direkt aus einem Finanzdatensatz innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central geöffnet werden.

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Digitaler Genehmigungsprozess

Das Genehmigen von Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften kann von überall erfolgen, sofern Sie Zugriff auf einen Webbrowser oder Microsoft Dynamics Business Central haben. Das Webportal von Continia ist vom PC, vom Tablet oder von einem Smartphone aus bedienbar – unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter befindet, kann er auf alle Rechnungen und Dokumente zugreifen, bei denen die Genehmigung ausstehend ist.

Die Genehmigenden sehen die Originalrechnung und können diese entweder annehmen, ablehnen, aufbewahren oder zur Überprüfung oder Genehmigung an eine andere Person weiterleiten. Kommentare und Anhänge können ebenfalls bequem ergänzt werden. 

Vor allem in Zeiten, wo Mitarbeiter vermehrt im Homeoffice anzutreffen sind, ist es ein grosser Vorteil, wenn Mitarbeiter per E-Mail einen Link zur Rechnung erhalten, sich diese im Original anzeigen können und entsprechend genehmigen.

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Live-Demo Document Capture anfordern

Sie möchten Document Capture näher kennenlernen? Dann freuen wir uns Ihnen die Möglichkeiten in einer kurzen Live-Demo zu zeigen.

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Unser Fazit

Document Capture ist ein sehr benutzerfreundliches, pratikables und leistungsfähiges Tool für die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Einmalig ist sicherlich die vollständige Integration mit Microsoft Dynamics 365 Business Central. 

Wer eine Anwendung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung sucht, dass schnell einsatzbereit ist, der ist mit Document Capture bestens bedient. 

Johanna Schirmer
Johanna Schirmer
Marketing & Kommunikation