Spam reduzieren mit Office 365 (Microsoft Exchange Online)

Während der Anteil an Spam Mails im Jahr 2001 rund 7% ausmachten, beträgt der Anteil heute ungefähr 70 – 80 Prozent vom weltweiten Emailverkehr. Spam Mails sind unerwünschte und in der Masse versandte Mails. Die Absender mit Fantasienamen versprechen ein Millionenerbe, einen Lotteriegewinn, ein lukratives Geschäft mit einem afrikanischen Geschäftsmann oder eine Bekanntschaft mit Chantal aus Russland.

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Spam Mails sind eine wirtschaftliche Herausforderung für Unternehmen.

Die Anzahl der Spam Mails steigt stetig an. Spam Mails belasten Datenleitungen und Server, reduzieren die Produktivität der Mitarbeiter und stellen mitunter ein Sicherheitsrisiko für Unternehmen dar. Die grössten Auswirkungen sind: Arbeitszeitverlust durch das Lesen und Löschen von Spam-Mails, die Belastung der IT-Infrastruktur und das Risiko von Schadsoftware. Das Risiko von Schadsoftware ist vor allem in Verbindung mit der gesetzlichen Pflicht zum Schutz von personenbezogenen Daten für Unternehmen ein ernstzunehmendes Thema. Beim Schutz personenbezogener Daten kann mangelnde Sicherheit der IT Strafen mit sich ziehen. Gemäss Experten beläuft sich der wirtschaftliche Schaden, der durch Spam-Mails verursacht wird auf 50 Milliarden US-Dollar (rund 38 Mrd. Euro). Dazu kommen für Unternehmen noch die Kosten für die verlorene Produktivität oder technische Kosten pro Mitarbeiter mit bis zu 2000 US-Dollar.

Wie Ihnen Exchange Online bei Spam helfen kann.

Exchange Online ist ein Bestandteil von Office365. Wie kann Ihnen Exchange Online bei der Bekämpfung von Spam Mails helfen? Entscheiden sich KMU-Betriebe für Office365 dann stehen ihnen vielseitige Funktionen zur Verfügung. Ein grosser Vorteil von Exchange Online ist die Vorschau von Quarantäne Mails d.h. das sichere Anschauen von Mailinhalten ohne Infektionsgefahr. Exchange Online unterstützt auch die Mehrfachfreigabe und damit das Löschen und das Freigeben von 500 Mails gleichzeitig. Einzelne Absender sowie Domainnamen können schnell blockiert oder freigegeben werden. Dadurch gelangen viele Spam Mails erst gar nicht in das Postfach der Mitarbeiter.

Fazit: Mit Exchange Online können KMU-Betriebe ihre Emails einfach und effizient verwalten. Darüber hinaus stehen Überwachungs- und Reportingmöglichkeiten zur Verfügung, die mit wenig Aufwand wesentlichen Sicherheitsrisiken zusammenfassen und vor ungewünschten Emails schützen.