7 Erfolgsfaktoren für ein modernes ERP System

Mit einer ERP Software wird die Planung, Steuerung und Abwicklung und die Überwachung der Geschäftsprozesse im Unternehmen unterstützt. Die Rolle der ERP Software für Unternehmen hat sich in den letzten Jahren nicht gross verändert, jedoch steigen die Anforderungen an eine moderne ERP Software. Ein ERP System muss deshalb mit dem Fortschritt mithalten können sowie über die entsprechende Basis für den Ausbau verfügen.

  • Welche Technologie bringt das Unternehmen nach vorne?
  • Welche Software passt zu meinem Geschäftsmodell und unterstützt meine Prozesse und Anforderungen am besten?

Das sind Fragen, die sich Unternehmen stellen müssen, um auch in Zukunft agil zu bleiben und mit dem digitalen Wandel schritthalten zu können. Wir haben aufgrund unserer Erfahrung die Anforderungen für ein zukunftsfähiges ERP System in 7 Punkten zusammengefasst.

1. Fit für Internet of Things IoT

Intelligente Kühlschränke, smarte Autos, clevere Fitnessarmbänder generieren eine Fülle an Daten. Immer mehr smarte Geräte und «Dinge» werden direkt an die ERP-Lösung angebunden. Gartner schätzt, dass heute mehr als 8,4 Milliarden «Dinge» im Internet verfügbar sind. Rund 30 % mehr als im Jahr 2016. Wenn wir von IoT sprechen, dann verstehen wir vor allem die Anbindung von Maschinen und Geräten, aber auch von Service und Serviceaufträgen. Mit den Möglichkeiten von IoT stehen wir erst der Anfang. Es geht nicht um die Daten, die wir durch IoT gewinnen, sondern vielmehr darum, was wir mit diesen Informationen machen und welche Schlüsse wir daraus ableiten können. Moderne ERP Softwarelösungen müssen dieser Anforderung entsprechen und ein KMU taugliches Tool bieten: 1. Damit IoT’s einfach angebunden werden, 2. damit IoT’s mit anderen Applikationen kommunizieren und 3. damit die daraus resultierenden Daten einfach verdichtet und usergerecht dargestellt werden können.

2. Mobilität. ERP Software immer dabei.

Die Zahl der mobilen Endgeräte wird sich in den nächsten Jahren mehr als verdoppeln. Auch Forbes beleuchtet in seinen Trends die Bedeutung von mobilen Anwendungen. Die Mobilität jedes Einzelnen nimmt zu und damit auch das Bedürfnis nach dem standortunabhängigen Zugriff auf Informationen. Vor allem die Kombination von Cloud und ERP-Software machen das Büro auf allen Endgeräten “mobil» verfügbar (inkl. dem Smartphone).

  • Ist Ihre ERP-Software für die Mobilität gerüstet?
  • Können Sie von jedem Endgerät auf ihr ERP System zugreifen?

Die Mobilität verbunden mit der ERP Software verspricht Erfolg. Beispielsweise: Die Mitarbeiter in der Logistik oder im Aussendienst können mithilfe von Tablets auf das ERP System zugreifen, können Aufträge und Angebote mobil erfassen und die entsprechenden Lagerbestände oder Kundeninformationen abrufen. Ein modernes ERP System lässt sich unabhängig vom Endgerät bedienen. Nur so können Sie vom Smartphone Unternehmenskennzahlen wie Umsätze und Lagerbestände abgerufen. Die Mobilität erhöht die Produktivität in Verkauf, Lager, Service und Fertigung.

Mobiles Arbeiten ERP Software
3. Auswertungen. Transparenz dank ERP

Entscheidungen müssen schnell und richtig getroffen werden. Die Basis bilden vollständige, konsistente und aktuelle Daten. In vielen Unternehmen ist das Erstellen von Auswertungen und Berichten immer noch mit viel Aufwand verbunden, da die Auswertungsmöglichkeiten im ERP System limitiert sind. Viele Firmen behelfen sich darum immer noch mit Excel-Tabellen. Diese Vorgehensweise bringt eine hohe Fehlerquote mit sich noch unabhängig vom Aufwand. Ein zukunftsfähiges ERP System stellt dem Anwender mit seinem Reporting Tool fundierte Antworten für jede Entscheidungssituation bereit und geht sogar noch einen Schritt weiter. Anhand gesammelter Daten werden automatisierte Forecasts generiert. So z.B. ist Microsoft Dynamics 365 NAV in der Lage – basierend auf verschiedenen Vergangenheitsdaten – Trendberechnungen für bestimmte künftige Perioden vorzunehmen.

Mithilfe von mächtigen Tools wie Microsoft PowerBI, die vollständig in die ERP Software eingebettet sind, lassen sich grosse Mengen von Daten analysieren und neben herkömmlichen Kennzahlen vor allem auch Prognosen darstellen. Gesammelt helfen diese Daten Unternehmen wichtige Trends, Muster und Verhaltensweisen hervorzusagen. Wer wichtige Daten gezielt mit der ERP-Software auswerten kann, hat die Nase auch in der Zukunft vorne. 

Wir haben im ersten Bereich über IoT geschrieben. Auch diese Daten fliessen vermehrt in Reporting Systeme. Denn Daten, die durch IoT erzeugt werden, helfen uns in Zukunft, effizienter und profitabler arbeiten zu können – mehr als je zuvor. Hier präsentiert sich ein grosses Potenzial zur Kostensenkung und auch zur Generierung von zusätzlichem Business. Durch die Verbindung von Analytics und IoT gewinnen wir neue Geschäftserkenntnisse, erkennen neue Möglichkeiten und vor allem Trends.

 

Power BI Reporting
4. Sicherheit durch Flexibilität

Die Welt ist im Wandel. Die Digitalisierung schreitet weiter voran und betrifft immer mehr Geschäftsbereiche. Die Rahmenbedingungen verändern sich. Was heute noch stabil ist, kann sich morgen schon verändern. Unternehmen müssen in diesem Wandel agil bleiben und agil handeln, um den Marktanforderungen und der steigenden Erwartungshaltung der Kunden gerecht zu werden. Ein zukunftsfähiges ERP System zeichnet sich darum durch seinen flexiblen Aufbau aus und wächst mit den betrieblichen Anforderungen stetig mit. Setzen Sie auf ein ERP System, dass Sie flexibel unterstützt und sich auch in Zukunft ohne grossen Aufwand auf Ihre Bedürfnisse anpassen lässt. Nicht der Funktionsumfang vom ERP System ist entscheidend, sondern vor allem die Offenheit und die Flexibilität das ERP System mit anderen Systemen oder Technologien zu verknüpfen. Und das kostengünstig und einfach. Die Basis für diese Voraussetzung ist eine moderne Architektur.

Industrie 4.0 ERP Software Microsoft Dynamics NAV
5. Skalierbarkeit dank der Cloud Basis

Die Zahl der Cloud Nutzer hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Wenn wir den Schweizer Markt betrachten, dann wächst der Cloud Markt kontinuierlich weiter. Sprechen wir im Jahr 2016 bei der herkömmlichen IT noch von einem Betreibungsanteil von 66 % so ist es im 2017 noch ein Anteil von 57 % und für das Jahr 2018 erwartet MSM Research eine Reduktion auf 48.6 %. D.h. im Jahr 2018 sind mehr Services in der Cloud. Warum entwickelt sich dieses Betreibungsform so rasant? Cloud Umgebungen bieten immer mehr Nutzen, kalkulierbare Kosten und Flexibilität. Auch wenn wir feststellen, dass sich einige Branchen gegenüber dem Thema Cloud noch zurückhaltend zeigen, ist die Erfahrung der Cloudnutzer sehr positiv. Für den Mittelstand ist die Cloud von grosser Bedeutung: Unternehmen können dank der Cloud ihre Ressourcen skalieren und dabei die IT-Investitionen tief halten. Sie haben neue Mitarbeiter? Sie erschliessen eine neue Niederlassung? Ein zukunftsfähiges ERP System unterstützt die Cloud Technologie und hilft Ihnen zu wachsen. Unternehmen werden in den nächsten Jahren durch Funktionserweiterungen, wie auch durch Kostensenkungen bei ERP-Lösungen aus der Cloud noch stärker profitieren.

ERP-Software-Microsoft-Dynamics-NAV-2016-Mobil
Roger Ambort
Geschäftsführer, Swiss Plasma GmbH
„Mit Microsoft Dynamics NAV aus der Cloud sind wir komplett flexibel. So können wir jederzeit unserer IT-Lösung skalieren und an die Gegebenheiten vom Markt und unseren Anforderungen anpassen. Die Lösung war innerhalb weniger Wochen einsatzbereit. Genau das, was wir gesucht hatten, weil wir keine wertvollen Mitarbeiter Ressourcen für die Implementierung einsetzen wollten.“
6. Vernetzung der Applikationen

In der Vergangenheit stand für eine bestimmte Anwendung – für einen bestimmten Prozessschritt, die entsprechende Softwarelösung oder das entsprechende Modul zur Verfügung. Somit hat der Anwender aufgrund der auszuführenden Tätigkeit die entsprechende Software gestartet. In Zukunft wird sich dies ändern. Neu steht der Prozess im Vordergrund – sprich – der Anwender soll sich voll und ganz auf seinen Prozess resp. seine Tätigkeit konzentrieren und nicht auf das Werkzeug. Was bietet ein modernes ERP System? Eine moderne Lösung ermöglicht die nahtlose Integration mit Word, Excel (z.B. können Daten und Listen per Knopfdruck nach Excel exportiert, überarbeitet und wieder retour in das ERP System importiert werden), Skype Telefonie, PowerBI oder Outlook an. Ein Beispiel: Mit Microsoft Dynamics 365 NAV ist ein Verkaufsmitarbeiter in der Lage über Outlook Informationen wie z.B. Auftragsvolumen, ausstehende Guthaben, Anzahl Bestellungen mit Bestellmengen einzusehen, ohne in das ERP wechseln zu müssen z.B. wenn Bestellmengen im Outlook geändert und eine neue Auftragsbestätigungen verschickt wird.

7. Moderne Benutzeroberfläche

Bei unseren Implementierungen stellen wir fest, dass die Einfachheit einer ERP Oberfläche dem Mitarbeiter hilft, die Prozesse schneller zu begreifen und vor allem effizienter zu arbeiten. Ein zukunftsfähiges ERP System bietet eine moderne Benutzeroberfläche und sichert die intuitive Bedienung durch den Anwender. Eine Rollenbasierte Benutzerführung hilft dem Anwender in Zeiten von IoT, Industrie 4.0 und Social Media die Komplexität zu reduzieren und vor allem den Überblick zu behalten. So kann sich der Anwender voll und ganz auf seine Tätigkeit konzentrieren. Zentral ist die Einfachheit in der Bedienung. Microsoft hat beispielsweise bereits vor mehreren Jahren eine umfassende Analyse zur Arbeitsweise von Tausenden von Mitarbeitern aus verschiedenen Unternehmensbereichen gemacht. Die Ergebnisse der Analyse sind unmittelbar in das Design der Benutzerfläche der ERP-Software eingeflossen. Standen früher die Funktionen im Mittelpunkt, so stehen heute bei den ERP Applikationen von Microsoft die Anwender im Zentrum und dass mit deutlicher Effizienzsteigerung.

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