von Johanna Schirmer | 30. Sept. 2019

Die Verkaufspipeline als Motor für den Vertrieb

In Verdrängungsmärkten oder engen Nischenmärkten zu operieren gehört für viele Schweizer Firmen zum Alltag. Die starke Währung und hohe Personalkosten zwingen die Verantwortlichen die verfügbaren Ressourcen optimal einzusetzen. Für die Fragestellungen, wo das Verkaufsteam aktiv werden soll, wo ein Mitarbeiter nachfassen muss und wo verkaufsfördernde Massnahmen nötig sind, braucht es eine verlässliche Entscheidungsgrundlage. Denn eine gesunde Verkaufspipeline, der schnelle Zugriff auf aggregierte und einzelne Daten und strukturierte Verkaufsprozesse helfen die gesteckte Umsatzziele zu erreichen.

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Fragen, die Sie anhand der Verkaufspipeline beantworten können:
  • Konzentrieren wir uns auf die richtigen Leads?
  • Wie gross ist das Umsatzvolumen im Verkauf?
  • Steckt ein Auftrag in einer Vertriebsphase fest?
  • Woran arbeitet mein Verkaufsteam derzeit aktiv?
  • Erreichen wir die Verkaufsziele oder müssen wir Massnahmen treffen?
  • Werden die Ressourcen richtig eingesetzt?
  • Wo müssen Verkaufsmitarbeiter aktiv werden?
Umsatz steigern mithilfe einer strukturierter Verkaufspipeline

Gemäss der Studie der Harvard Business Review schlagen Unternehmen mit einem starken CRM die Vergleichsgruppe ohne ein CRM-System deutlich. Die Studie zeigt, dass ein strukturierter Verkaufsprozess den Umsatz um bis zu 28% pro Jahr steigert. Ein Grund dafür ist, das CRM Systeme helfen, den Verkaufszyklus zu beschleunigen.

  • Wie lange dauert der Verkaufsprozess heute bei Ihnen?
  • Kennen Sie den Zeitraum von der Erstellung der Verkaufschance bis zum Abschluss?
  • Lässt sich der Prozess durch gezielte Massnahmen verkürzen?

Warum ist das so wichtig? Eine gut strukturierte Verkaufspipeline hilft den Verkaufsprozess zu steuern und das Verkaufsteam optimal einzusetzen. Anhand vom Zustand der Pipeline wird frühzeitig sichtbar, welche Phasen Aufmerksamkeit erfordern und welche Bedürfnisse des Kunden wann angesprochen werden können. Für Mitarbeiter erleichtert ein modernes CRM Tool die Planung und Steuerung der eigenen Arbeit, was zu einer höheren Effektivität im Verkauf führt.

Zum richtigen Zeitpunkt nachfassen, relevante Dokumente liefern und den Interessenten im Verkaufsprozess auszubilden, hilft dass der Verkaufsprozess nicht durch Mitbewerbergespräche verzögert wird oder im schlimmsten Fall verloren geht. Mithilfe von einem CRM-System greifen Mitarbeiter auf einen vordefinierten Prozessfluss zu und können vom Lead bis zum Auftrag zielorientiert arbeiten. 

Das Vertriebsteam und Mitarbeitende kann laufend alle relevanten Informationen abrufen:

  • Verkaufschancen nach Status und Wahrscheinlichkeit
  • Mitarbeiterinformationen zu einem Unternehmen (LinkedIN Integration)
  • Historie zu einem Kontakt und der Verkaufschance
  • Offene Verkaufschance nach Phase und Volumen
  • Gewonnene Verkaufschancen / Verlorene Verkaufschancen
  • Vertriebsbestenliste mit tatsächlichem Umsatz
  • Offene Leads
  • Umwandlung von Leads in VK-Chance (Conversion)
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Erfolgsfaktor etablierte Qualifizierungsphasen

Nicht nur in einem schlanken Verkaufszyklus liegt Umsatzpotenzial auch die konsequente Pflege mit sauberen Qualifizierungsphasen ist für den Erfolg im Verkauf wichtig. Das kann bedeuten, frühzeitig ein Geschäft abzulehnen, das nicht reif oder passgenau ist und sich dafür auf die richtigen Projekte konzentrieren und eine hohe Abschlussrate zu erzielen. Früh im Verkaufsprozess, die «falschen» Deals fallen zu lassen, hilft am Ende «heisse Eisen» zu schmieden.

Qualifizierungskriterien für das Vertriebsteam etablieren

Ein CRM System kann helfen stringente Qualifizierungskriterien für das gesamte Vertriebsteam zu etablieren wie etwa Branche, Grösse, Setup, Budget etc., wo vielleicht heute vielfach ein Bauchgefühl einfliesst und nicht abgebildet werden kann. Dadurch wird auch sichtbar, inwieweit die Leistungen je Phase stimmen. In welchen Phasen gehen Interessenten verloren? Vielleicht scheiden zu viele Projekte in der Angebotsphase aus, die eigentlich bereits im Anfangsstadium ausscheiden hätten müssen.

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Bereinigte Pipeline = gute Pipeline

Vielleicht kennen Sie dieses Phänomen auch: Angebote, bei denen die Wahrscheinlichkeit für einen Abschluss gering sind. Ein Deal, von dem Sie wissen, dass er eigentlich verloren ist oder der Interessent in der letzten Verkaufsphase eine Vergleichsofferte einholt. Trotz geringer Wahrscheinlichkeit für einen Abschluss bleiben diese Verkaufschancen oftmals monatelang in der Pipeline, weil die Hoffnung da ist irgendwann den Ball wieder aufnehmen zu können.

Verständlich, jedoch wird durch dieses Vorgehen die Verkaufspipeline künstlich aufgebläht. Es ist wichtig die «Lost Deals» zu bereinigen und entsprechend zurückstufen beispielsweise in den Bereich «weiter anschreiben» und diese vom Marketing weiterbearbeiten zu lassen (Newsletter, Events, Angebote etc.) Das macht eine Prognose genauer. Natürlich kann dank einer softwarebasierten Prozessunterstützung im CRM ermittelt werden, wenn ein Deal überdurchschnittlich lang in einer Phase hängt und nicht bearbeitet wird.

Last but not least. Überwachen der Verkaufsperformance

Ein Sales-Dashboard zeigt, wo die Verkäufe steht und bietet die Möglichkeit die Vertriebsaktivitäten und -leistung tagesaktuell zu überwachen. Bis auf die Ebene Umsatz pro Gebiet, pro Produkt, pro Geschäftsfeld oder pro Aussendienstmitarbeiter lässt sich die Umsatzentwicklung und Prognosen ablesen. Auf einen Blick bietet es Informationen zu den wichtigsten Vertriebsaktivitäten und bildet eine 360Grad Sicht auf den Kontakt ab.

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Fazit

Je volatiler ein Marktumfeld, desto höher ist der Bedarf an Vorlaufindikatoren um die Verkaufs- und Produktionsprozesse zu steuern und zu planen. Eine Verkaufspipeline schafft Transparenz und unterstützt das systematische Vorgehen im Verkauf. Mit einem modernen CRM System hat ein Vertriebsteam ein System zur Hand, das hilft von überall Leads und Deals nachzuverfolgen, zu überwachen und strukturiert im Verkaufsprozess zu arbeiten.

Die Vertriebsarbeit wird so messbar, klar, quantifizierbar und das Optimierungspotenzial lässt sich frühzeitig erkennen. Die stabile Vorschau über die Anzahl der Geschäfte, die in der nahen Zukunft abgeschlossen werden. Relevante Informationen, Aktivitäten, Beziehungen zum Lead - aber auch die persönliche Einschätzung vom Verkäufer zentral erfasst, helfen am Ende vom Tag mehr Abschlüsse zu erzielen. Erinnerungen für das telefonische Nachfassen oder für E-Mails werden nicht aus dem Auge verloren.

Zusammengefasst: Organisationen mit einem CRM System profitieren von der einheitlichen Arbeitsweise innerhalb der Vertriebsorganisation und so auch Fluktuationen in den Verkaufsteams einfacher umgehen und die Energie gezielter einsetzen als vergleichsweise Unternehmen ohne CRM Lösung.

Johanna Schirmer
Johanna Schirmer
Marketing & Kommunikation