von Seraina Nägele | 10. März 2020

Microsoft Teams unterstützt die mobile, sichere und benutzerfreundliche Zusammenarbeit

Mit weltweit 20 Millionen Nutzerinnen und Nutzer täglich, ist Microsoft Teams, die am stärksten wachsende Applikation im Microsoft Portfolio. Gerade für KMU bietet Microsoft Teams grosse Chancen zur Digitalisierung der Abläufe und ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg in eine moderne Arbeitswelt.

4 Gründe, warum Microsoft Teams mehr als nur ein Kollaborationstool ist

Von vielen wird Microsoft Teams auf ein chatbasiertes Kollaborationstool reduziert. Microsoft Teams ist aber weit mehr als nur eine reine Chat-Lösung. Denn Microsoft Teams hilft bei effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit im Team inner- und ausserhalb des Unternehmens.

Es ist die Drehscheibe für erfolgreiche Teamarbeit eines "modern workplace". Mobil – sicher – benutzerfreundlich: Damit ist nicht zu viel versprochen – Die Plattform basiert auf bereits bekannten Microsoft Technologien und integriert einen Grossteil der Office 365 Dienste. Neben Funktionen für Chats, Meetings und Telefonie bietet der Service zudem den Zugriff auf viele andere Dienste wie beispielsweise SharePoint Online, Microsoft Dynamics 365 CRM, Microsoft Dynamics ERP, Planner, One Note, Forms.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Collaboration nur einer der Gründe ist, Microsoft Teams im Unternehmen einzuführen, um das tägliche Arbeiten zu vereinfachen. Wir schildern Ihnen unsere persönlichen Einschätzungen und zeigen auf, warum Microsoft Teams mehr als nur ein Kollaborationstool ist.

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1. Das Herzstück der Kommunikation

Mit Microsoft Teams haben Sie einen zentralen Ort, an dem die gesamte Kommunikation abläuft. Das bedeutet, Sie können ganz unkompliziert Besprechungen im Team per Video oder Telefonanrufen planen oder jemanden anchatten.

Schnell und einfach kommunizieren: Neben dem Chat sowie privaten oder öffentlichen Echtzeitunterhaltungen, bietet Teams ausserdem weitere Optionen, wie Telefonie und Videokonferenzen. Dank Microsoft Teams ist es möglich in der App verschiedene Teams zu erstellen, welche auf Chat anstelle von E-Mails basieren. In Ihrem Arbeitsbereich können Sie und Ihr Team gleichzeitig und sicher Dateien bearbeiten. Durch Reaktionen wie likes, Emojis oder GIF’s kann das Kommunizieren viel persönlicher gestaltet werden.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Zusammenarbeiten mit Organisation ausserhalb des Unternehmens: Microsoft Teams bietet Ihnen dazu zwei verschiedene Möglichkeiten: Die erste ist der externe Zugriff, mit dem Sie Benutzer/innen in anderen Domänen finden, anrufen und mit ihnen chatten können. Die zweite Möglichkeit ist der Gastzugriff, mit dem Sie Personen ausserhalb der Organisation über ihre E-Mail-Adresse zu Ihren Teams als Gäste hinzufügen können.
Microsoft hat sämtliche Funktionen von Skype for Business in Teams integriert und ist nun der zentrale Ansatz für die gesamte Telefonie. Das bedeutet, dass die Telefonie ins öffentliche Telefonnetzt (Festnetznummer) integriert werden und ihre bestehende PBX abgelöst werden kann.

2. Einfache Zusammenarbeit - Kollaboration

Traditionell setzen viele Firmen bei Datenhaltung auf einen Fileserver. Jedoch ist dies heute nicht mehr zeitgemäss und auch keine einfache und benutzerfreundliche Lösung für die Datenhaltung. Die Schwierigkeit zeigt sich, wenn von verschiedenen Endgeräten auf ein Dokument zugegriffen wird, bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder bei der Organisations- oder Teamübergreifenden Zusammenarbei aufgrund von fehlenden Berechtigungen. Auch die Ablage von unstrukturierten Daten auf einem Fileserver deckt sich vielfach nicht mit den Bedürfnissen des heutigen Anwenders.

Microsoft Teams löst diese Herausforderung, indem über die Unternehmensgrenze hinweg Dokumente geteilt und gleichzeitig bearbeitet werden können und dennoch die User-Rechte flexibel und sicher verwaltet sind. Durch die Ablage der Daten auf Sharepoint online sind die Dokumente von jedem Ort aus verfügbar und mehrere Anwender/innen können zeitgleich an einem Dokument zusammenarbeiten.

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3. Ortsunabhängig arbeiten

Sie allein entscheiden, wo, wann und wie Sie arbeiten möchten, da Microsoft Teams auf jedem Endgerät immer verfügbar ist – aus diesem Grund ist das Tool Teil des modernen Arbeitsplatzes. Microsoft Teams ist auf verschiedenen Devices verfügbar: im Web, als Desktop Client oder als mobile Applikation – ganz egal, ob auf einem iOS-Gerät, einem Android-Telefon oder Tablet. Auch von unterwegs können Sie mit Ihrem Smartphone auf Dateien zugreifen und auch mit Teammitgliedern chatten.

4. Funktionale Dienste einfach erweitern

Microsoft Teams wird zum «App Store». Der Erweiterung um zusätzliche Dienste sind keine Grenzen gesetzt. Office 365 bietet bereits über 250 Apps, welche eigenständig und flexibel eingebaut werden. Extensions von Drittanbietern können ebenfalls eingebunden und konfiguriert werden. Fügen Sie beispielsweise Microsoft Dynamics CRM oder Microsoft Power BI direkt hinzu und nutzen so die Funktionen rund um die Microsoft Power Plattform direkt in Microsoft Teams. So können beispielsweise mittels Chatbot Accounts und Kontakte durchsucht und direkt geöffnet werden. Dies ermöglicht den schnellen Zugriff auf Informationen, ohne die Applikation vollständig zu öffnen, oder ohne Microsoft Teams zu verlassen.

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Ivo Gonzenbach
Leiter IT Infrastruktur | Alpha Solutions AG
„Dank der einfachen und intuitiven Oberfläche ist Microsoft Teams rasch eingeführt und die ersten Erfolgserlebnisse sind zeitnah sichtbar. Dies resultiert in einer hohen Userakzeptanz. Durch unkomplizierte Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist die Zusammenarbeit effizienter.“
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Ivo Gonzenbach | Bereichsleiter IT-Infrastruktur, Mitglied der Geschäftsleitung

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