von Ivo Gonzenbach | 20. März 2020

7 Empfehlungen zum Start mit Microsoft Teams

Es ist eine ausserordentliche Zeit, in der wir uns aktuell befinden. Bewundernswert, wie Unternehmen die letzten Tage gemeistert haben und ihre Prozesse und Arbeitsweise auf den digitalen Pfad gebracht haben. Microsoft Teams ist hier für viele Unternehmen zu einem wichtigen digitalen Helfer geworden, um im Team effizient zu kommunizieren und aus dem Home-Office zusammen zusammenarbeiten zu können. Sei dies durch die Nuztzung von Videotelefonie, dem Abhalten von Meetings, das Teilens des Bildschriminhalts oder dem paralellen Arbeiten an einem Dokument.

Aus diesem Grund haben wir 7 Empfehlungen zusammengestellt, die für den schnellen Start mit Microsoft Teams und dem reibungslosen Betrieb wichtig sind.

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1. Wählen Sie die Struktur von Microsoft Teams von Anfang an bewusst

Einigen sie sich bereits vor dem Start mit Microsoft Teams auf die Struktur. Im Nachhinein am Aufbau zu schrauben, ist weit aufwendiger, als sich im Vorfeld über eine sinnvolle Struktur Gedanken zu machen. Die zentrale Frage ist dabei immer der jeweilige Zweck und die Aufgabe des Teams. Für manche Organisationen eignet sich eine aufgabenbezogene Struktur und für andere eine organisationsbezogene Struktur besser. Das muss von Fall zu Fall entschieden werden.

Eines ist aber klar: Eine sinnvoll vorgegebene Struktur erleichtert es den Anwendern, sich schnell innerhalb von Microsoft Teams zurechtzufinden. Zusätzlich empfehlen wir am Anfang sparsam beim Erstellen von neuen Teams zu sein, um einen Wildwuchs zu vermeiden. Mithilfe von Vorlagen (Templates) für Teams kann beispielsweise auch eine vorgegebene Struktur viel leichter eingehalten werden, da die Vorlagen bei Gebrauch einfach kopiert werden können.

Struktur Microsoft Teams
2. Namenskonvention für die Benennung der Teams frühzeitig definieren

Eine klare Namensgebung bei der Erstellung von Teams ist wichtig, damit Anwender die Übersicht behalten und Klarheit über den Zweck des jeweiligen Teams gewinnen. Wir empfehlen vorzugeben, wie sich der Name von den «virtuellen Arbeitsräumen» zusammensetzen soll. Wenn immer möglich, verwenden Sie aussagekräftige und eindeutige Namen für die Teams.Achten Sie auch darauf, den Namen der Teams nicht zu lange zu gestalten, damit dieser auch von mobilen Endgeräten gut lesbar bleibt.

Für funktionale Teams empfiehlt es sich bspw. den Abteilungsname oder das Kürzel des Bereichs im Namen voranzustellen [Bereich XY_Team Z_NameTeamsite]. Bei aufgabenbezogenen Teams eignet sich eine interne Projektnummer oder ähnliches im Teamnamen zu verwenden [P10020_ProjektXY_Kunde].

3. Mittels Berechtigungsvergabe von Funktionen und Herausgabe von Richtlinien für ein optimales Gleichgewicht an Governance sorgen

Vor dem Start mit Microsoft Teams ist es empfehlenswert, die wichtigsten Richtlinien für die Arbeitsweise festzulegen. Mittels Richtilien zu Good Practice Ansätzen innerhalb des Unternehmens sollen folgende Was kann mit den RichtlinienFragestellungen geregelt werden?

  • Was ist der Zweck des jeweiligen Teams?
  • Wer darf Kanäle innerhalb eines Teamsund Teams erstellen?
  • Welche Art von Dateieen und Dokumente dürfen auf Microsoft Teams geteilt gespeichert werden?
  • Was passiert mit inaktiven Teams? Archivierungsprozess?
  • Regelung von externen Zugriffen (Gästen)

Weitere Punkte können mittels Berechtigungsvergaben Beachten Sie, dass es wichtig sein kann, gewisse Punkte mithilfe technischer Einschränkungen zu regelngeregelt werden., Dies sind beispielsweise das Erstellen von neuen Teams oder das Hinzufügen von Benutzern. Denn ohne eine entsprechende Konfiguration darf jeder Office365-User neue Teams erstellen. Oder das Teilen von Daten mit Personen ausserhalb der Organisation.

4. Microsoft Teams auch auf mobilen Endgeräten nutzen

Microsoft Teams ist auch auf mobilen Endgeräten verfügbar und macht das Chatten mit einzelnen Teammitgliedern oder einer Gruppe möglich oder beispielsweise auch das Tätigen von Sprach- oder Videoanrufe. Damit ist Microsoft Teams für mobile Endgeräte eine wertvolle, aber vor allem datenschutzkonforme Alternative zur Whats-App-Kommunikation.

5. Stellen Sie Anleitungen und Schulungsdokumente für Anwender zur Verfügung

Machen Sie für alle Anwender eine kleine Schulung bevor Sie mit Microsoft Teams starten und erklären Sie die wichtigsten Funktionen. Zudem gibt es für Microsoft Teams eine Plattform, auf der Anwender wichtige Anleitungen, Schulungsdokumente und -Videos kostenlos nutzen können. Ihre Anwender haben so jederzeit eine Hilfestellung. Hier geht es zur Plattform von Microsoft Teams. 

Link zur Schulungsplattform
6. An Backup der Daten auf Exchange online, Teams und SharePoint online denken

Last but not least: Das Backup. Spätestens wenn Unternehmensdaten (Word, Excel, PowerPoint uvm. ) auf SharePoint online mittels Microsoft Teams gespeichert werden, ist ein Backup dieser Daten unabdingbar. Denken Sie auch daran für Dienste, wie Exchange online, Microsoft Teams und SharePoint ein Backup einzurichten und zu machen. Die Verantwortlichkeit dieser Daten auf Office365 liegt nämlich bei Ihnen als Data Owner. Sie brauchen ein Backup, um sicherzustellen, dass Sie auf Ihre Office-365 Daten jederzeit zugreifen können, die Kontrolle behalten und Ihre Daten geschützt sind.

Microsoft deckt zwar mit den im Service inkludierten Funktionalitäten (Versionierung, Restore aus Papierkorb usw.) einige potenziellen Szenarien ab, die einen klassische Restore erfordern würden. Die Lösung bietet aber keinen Schutz vor versehentlichem Löschen, Viren oder Malware, Hackern oder Ransomware-Angriffen auf Anwenderseite. Denken Sie darum auch daran Ihre Daten vor den Risiken von Anwenderfehlern und Angriffen zu schützen.

Backup Microsoft Schutz
7. Start small – grow big! Stufenweiser Roll-out von Microsoft Teams.

Sofern es die aktuelle Situation zulässt, empfehlen wir Ihnen im Kleinen zu starten. Dies lohnt sich bei Microsoft Teams. Beginnen Sie darum mit einer kleineren Anzahl von Teams mit wenigen Teammitgliedern bevor Microsoft Teams in einem zweiten Schritt für die ganze Organisation ausgerollt wird. Die ersten Anwender können sich so bereits mit Microsoft Teams vertraut machen, erste Erfahrungen sammeln und diese für einen reibungslosen Roll-out einfliessen lassen.

Fazit

Microsoft Teams hat unseren Arbeitsalltag bereits vor COVID-19 erleichtert und jetzt zeigt sich in der nahezu ganz dezentralen Organisationsstruktur, dass digitale Zusammenarbeit mit dem richtigen Hilfsmittel sehr gut funktioniert und auch soziale Zusammenkünfte, wie beispielsweise ein Freitag-Abend-Bier nicht zu kurz kommen.

Microsoft Teams Social Meeting
Ivo Gonzenbach
Ivo Gonzenbach
Leiter IT-Infrastruktur / Mitglied der Geschäftsleitung