von Seraina Nägele | 16. Jan. 2020

Outlook-Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central haben Sie die Möglichkeit geschäftliche Interaktionen mit Ihren Kunden und Lieferanten direkt in Microsoft Outlook abzuwickeln. So können Sie sich beispielsweise Finanzdaten zu Kunden und Lieferanten anzeigen lassen oder Finanzdokumente, wie Angebote und Rechnungen, erstellen und versenden.

Sehen Sie in 2 Minuten, wie einfach die Outlook-Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central funktioniert.
Aufruf Contact Insights Funktion
Das Microsoft Dynamics 365 Business Central Add-In abrufen

Mit dem Microsoft Dynamics 365 Business Central Add-In für Outlook ist der Einstieg einfach. Über die Einrichtungshilfe für den Business-Posteingang in Outlook können Sie die Verbindung für sich selbst oder für Ihre Organisation einrichten, wenn Ihre Organisation Office 365 verwendet. Geben Sie einfach Ihren Office 365-Benutzernamen und Ihr Kennwort an, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Die Business Central-Add-Ins werden automatisch zu Ihrem Outlook hinzugefügt. Wenn Sie Outlook öffnen, wird eine E-Mail-Nachricht von Microsoft Dynamics 365 Business Central Admin angezeigt.

Verwenden des Contact Insights-Add-Ins

Nehmen wir an, Sie erhalten eine Anfrage per E-Mail von einem Kunden, der ein Angebot wünscht. Direkt in Outlook können Sie das Add-In Business Central öffnen, das den Absender als Kunden erkennt und die Kundenkarte für sein Unternehmen öffnet. Von diesem Dashboard aus können Sie Übersichtsinformationen für den Kunden anzeigen und für bestimmte Dokumente einen Drilldown durchführen. Ausserdem können Sie die Umsatzhistorie des Kunden einsehen. Wenn es sich um einen neuen Kontakt handelt, können Sie ihn in Microsoft Dynamics 365 Business Central als neuen Kunden anlegen, ohne Outlook zu verlassen.

Angebot bequem aus Outlook versenden

Sie können das Angebot erstellen und an den Kunden zurücksenden, ohne Outlook zu verlassen. Alle Informationen, die Sie zum Senden des Angebots benötigen, sind in Ihrem Geschäftseingang in Outlook verfügbar. Sobald Sie die Daten eingegeben haben, können Sie das Angebot buchen. Anschliessend besteht die Möglichkeit, dieses per E-Mail zu versenden. Microsoft Dynamics 365 Business Central generiert im Hintergrund automatisch eine PDF-Datei mit dem Angebot und hängt es an die E-Mail-Nachricht an.

Kommunikation mit Lieferanten vereinfachen

Wenn Sie eine E-Mail von einem Lieferanten erhalten, können Sie das Add-In auch für die Arbeit mit Lieferanten und Einkaufsrechnungen verwenden. Sie sind dadurch schnell in der Kommunikation und können die Auftragsabwicklung vereinfachen.

Auswahl Aktion
Verkaufsofferte aus Outlook
Rechnungen aus Ihren Beratungstermine direkt aus Outlook erstellen

Viele Unternehmen protokollieren abrechenbaren Termine im Outlook-Kalender. Mit der ERP Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central können Sie die Rechnung für den Kunden direkt aus dem Kalendereintrag heraus erstellen: Öffnen Sie den Termin, und dann können Sie über das Add-In von Microsoft Dynamics 365 Business Central vorhandene Informationen nachschlagen oder direkt dort eine Rechnung oder ein anderes Vertriebsdokument erstellen.

Belegsuche

Das verknüpfte Business Central Beleg-Add-In gibt Ihnen schnell Zugriff auf Belege, die in E-Mails angegeben wurden. Das Add-In ist für eine E-Mail verfügbar, wenn im Text der Nachricht eine Belegnummer erkannt wird. Das Öffnen des Add-Ins bietet schnellen Zugriff auf den Beleg.

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail erhalten, die den Text S-QUO100 beinhaltet, identifiziert Microsoft Dynamics 365 Business Central diesen automatisch als Verkaufsangebot und Sie können diesen Beleg in Outlook öffnen. Wählen Sie in Outlook unmittelbar über den Text der E-Mail die Schaltfläche Belegverknüpfung aus.

Wählen Sie in der Outlook-Webanwendung S-QUO1001 im Text der E-Mail aus. Im Belegverknüpfungs-Add-In können Sie genauso Vorgänge für den Beleg ausführen und den Beleg ändern, wie im Business Central.

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Benedict Vuilleumier | Solution Sales Specialist

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