von Seraina Nägele | 17. Aug. 2020

Bleiben Sie verbunden, organisiert und produktiv mit Microsoft Outlook: Dank diesen Tricks sparen Sie Zeit

Zeit ist Geld - und in unserem schnelllebigen Arbeitsalltag eine unserer kostbarsten Ressourcen. Aus diesem Grund ist ein effektives Zeitmanagement heute nicht mehr wegzudenken und gehört zur modernen Arbeitswelt. Das haben uns auch die letzten Wochen und Monate gezeigt, in denen die Grenzen zwischen Beruf und Freizeit so fliessend waren, wie nie zuvor.

Damit Sie das Managen Ihrer Termine in der „neuen Normalität“ bestens im Griff haben, hat Microsoft den E-Mail-Dienst Outlook weiterentwickelt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dank einfachen Tricks noch effizienter werden und dabei Zeit sparen.

Tipp 1: Berufliche und private Kalender in einer Anwendung

Um private und berufliche Termine in Zukunft noch besser aufeinander abstimmen zu können, besteht neu die Möglichkeit, persönlichen Kalender in die Web-Version von Outlook zu integrieren. So haben auch die Teamkolleginnen und Teamkollegen den gesamten Terminkalender im Überblick. Die Privaten Termine werden aber natürlich als beschäftigt angezeigt

• Persönlicher und beruflicher Kalender in einer Anwendung.

Tipp 2: Den Überblick über Besprechungseinladungen behalten

Dieses neue Feature ermöglicht im Outlook Web, ganz einfach zwischen Nachrichten und Besprechungsdetails hin und her zu wechseln und in die Liste der Teilnehmenden einzusehen. Bei Bedarf kann man selbstständig den Link einer Online-Besprechung ergänzen, falls dies der Organisatorin / dem Organisator untergegangen ist. 

• Mehr Transparenz über Besprechungseinladungen

Mailversand_steuern_Outlook
Tipp 3: E-Mail Versand planen

Neu kann der Mailversand im Outlook Web mittels Datum und Uhrzeit genau terminiert werden. Zur vorerfassten Zeit übernimmt Outlook für Sie den automatischen Versand. 

Tipp 4: Automatisches Hinzufügen von Meeting-Links

Online-Meetings gehören seit Wochen zur Normalität. Microsoft ermöglicht nun in der mobilen Outlook-App sowie in der Webanwendung das automatische Hinzufügen vom Link für das Online-Meeting, damit dieser nicht vergessen werden kann.

Meeting-Links_Outlook
Tipp 5: E-Mails schlummern lassen

Wenn der Zeitpunkt für den Erhalt einer neuen und wichtigen E-Mail gerade schlecht ist, da Sie gerade keine Zeit haben, oder Ihnen die nötigen Informationen fehlen, besteht die Möglichkeit per Rechtsklick die Nachricht in den Schlummerzustand zu versetzen. So erscheint das E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt wieder oben im Posteingang.

Tipp 6: Pausen zwischen Besprechungen

Wer kennt es nicht - von einem Meeting zum anderen. Um auch an solchen Tagen kurz zu verschnaufen, kann nun ein Meeting standardmässig um einige Minuten verkürzt werden. Somit bleibt zwischen den Terminen stets Zeit für eine kurze Kaffeepause.

Kalenderoptionen_Outlook_weiss
Textpassagen direkt als Aufgabe anlegen
Tipp 7: Textpassagen direkt als Aufgabe anlegen

Oft ist der Betreff einer E-Mail nicht sehr aussagekräftig genug, damit wir ihn als Titel einer Aufgabe nehmen können. Die neue Funktion ermöglicht es, bestimmte Passagen einer E-Mail zu markieren und diese direkt als Outlook-Aufgabe anzulegen.

Diese Neuerungen werden in der Web-Version automatisch ausgerollt und sind ab Ende August 2020 verfügbar. Viel Spass beim Ausprobieren!

Weitere Informationen zu Microsoft Outlook

Alles Wichtige, um produktiv und vernetzt zu bleiben: Gerne zeigen wir Ihnen, für welche Use Cases Microsoft Outlook in Ihrer Organisation einen entscheidenden Unterschied machen.

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