Ressourcenauslastung und Verfügbarkeit im Projekt messen

Welche Mitarbeiter haben noch freie Kapazitäten, um einen Auftrag anzunehmen? Wie stark ist die Entwicklungsabteilung ausgelastet? Bis wann kann ein Projekt oder ein Auftrag frühestens erledigt sein? Wer kann den Ausfall eines Mitarbeiters abfangen? Fragen, auf die Projektorientierte Dienstleister zu jeder Zeit eine Antwort haben sollten. Denn eine zuverlässige und einfach zu handhabende Ressourcenplanung ist das A und O im Projektgeschäft.

Wer nicht weiss, ob ein Mitarbeiter genügend Kapazität hat, um einen Auftrag zu erledigen, kann gegenüber dem Kunden keine zuverlässige Projektterminierung liefern. Wir sehen, dass die Bedeutung der Ressourcenplanung für unsere Kunden steigt, da die Verfügbarkeit qualifizierter menschlicher Arbeitskraft begrenzt ist. Hinzu kommt, dass eine einfache Mitarbeiter Ressourcenplanung im Projektgeschäft hilft, die eingesetzten Ressourcen professionell zu verwalten.

Aus diesem Grund haben wir die Ressourcenplanung innerhalb unserer ERP Branchensoftware für Dienstleister weiter ausgebaut. Vom Anwender bis zum Geschäftsführer, je nach Berechtigung, hat ein Mitarbeiter den umfassenden Überblick über alle Komponenten im Projekt und verliert keine Zeit für das Suchen oder Abgleichen von Ressourcen oder einzelnen Kennzahlen.

Die Ressourcenplanung gewinnt an Bedeutung

Viele Dienstleister mit denen wir im Gespräch sind, wickeln ihre Ressourcenplanung mit Excel oder von Hand ab. Obwohl Excel ein mächtiges Tool ist, sind die Möglichkeiten limitiert: Excel ist keine Datenbank und damit ist die Fehleranfälligkeit hoch und die Flexibilität eingeschränkt. Eine qualifizierte Ressourcenplanung hilft bei der langfristigen Planung, bei kurzfristigen Ressourcen Einsätzen, bei der Ressourcenauslastung im Generellen und natürlich auch bei Fehlbudgetierungen. Für viele Dienstleister ist eine Projektplanung auch eine funktionierende Schnittstelle zwischen dem Verkauf und der Projektumsetzung und damit die Grundlage für verbindliche Kundenzusagen. Der Verkauf kennt die Auslastung in den Projekten und die Projektleitung weiss wiederum, welche Projekte mit welcher Wahrscheinlichkeit kommen und wann diese kommen.

Auf welche Fragen gibt die Ressourcenplanung Antwort?
  • Persönliche – mitarbeiterorientierte Ressourcenplanung. Kann ich noch Aufträge annehmen?
  • Wieviel Kapazität hat der Mitarbeiter oder ein Team noch frei?
  • Wie stark ausgelastet ist der jeweilige Mitarbeiter über alle Projekte im Unternehmen?
  • Welcher Mitarbeiter, welcher Spezialist hat noch freie Kapazitäten?
  • Ab wann können neue Aufträge durchgeführt werden?
  • Wie stark sind die Mitarbeiter oder Teams ausgelastet?
Wie funktioniert die Ressourcenplanung innerhalb der ERP Branchensoftware für Dienstleister?

Bei der Funktion der Ressourcenplanung haben Sie die Möglichkeit, die Ressourcen auf Mitarbeiterebene vorzunehmen oder auf Projektebene zu planen. Je nachdem, welcher Ansatz Ihnen mehr entspricht.

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Ressourcenplanung auf Mitarbeiterebene

Jeder Mitarbeiter kann seine persönliche Ressourcenplanung vornehmen und hinterlegen, wie er an den jeweiligen Arbeitstagen ausgelastet ist. Die Ressourcenplanung steht für Tag, Woche, Monat, Quartal und Jahr zur Verfügung. Natürlich kann auch jeder Vorgesetzte für seine Mitarbeiter die Ressourcenplanung vornehmen. Dafür müssen in einem ersten Schritt alle Mitarbeiter und ihre Kapazitäten angelegt werden. Im Anschluss beginnt bereits die Planung der Ressourcen. Dazu werden alle Ressourcen, die für ein Projekt benötigt werden, auf die Projektaufgaben eingeplant und mit dem geplanten Arbeitsaufwand versehen. Ab diesem Zeitpunkt stehen alle verfügbaren Ressourcen zur Verfügung. In Echtzeit ist sofort ersichtlich, wann welcher Projektmitarbeiter an welcher Aufgabe arbeitet und ob er genügend Kapazität hat, um die geplante Projektaufgabe zu erledigen oder noch weitere Aufgaben annehmen kann. Natürlich können auch im Projektablauf Ressourcen zeitlich adaptiert werden oder aber auch Ressourcen gewechselt werden.

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Ressourcenplanung auf Projektebene

Selbstverständlich kann auch direkt auf der Ebene Projekt die Ressourcenplanung aufgegleist werden. Das jeweilige Projekt wird dabei entweder über die Projektliste oder direkt auf der Projektkarte aufgerufen. Auf Projektebene kann ein Mitarbeiter direkt dem jeweiligen Projekt oder Projekten zugeteilt werden. Mit einem Blick sieht der Projektverantwortliche die noch freien Kapazitäten, wie auch die Auslastung seiner Mitarbeiter auf Stunden-, Wochen- oder auf Monatsbasis.

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Die Ressourcenübersicht

Über die Ressourcenübersicht können Sie die Auslastung und die freien Kapazitäten pro Kostenstelle, pro Abteilung, Projektteam oder Mitarbeiter anzeigen lassen und haben zu jeder Zeit den vollen Überblick. Spielen auch Sie mit dem Gedanken eine professionelle Ressourcenplanung in Ihrem Unternehmen zu etablieren? Dann stehen wir Ihnen sehr gern beratend zur Seite und unterstützen Sie gern. 

Projektebene Ressourcenplanung
Sie sind interessiert?

Dann stehe ich Ihnen gern persönlich zur Verfügung. Sie erreichen mich telefonisch unter 058 200 14 14 oder per Mail. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme. 

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