von Marcel Eugster | 5. Nov. 2019

Die Bedeutung moderner Schnittstellen-Technologie

Die letzten Jahre haben gezeigt, dass vor allem Unternehmen mit integrierten Systemen, automatisierten Abläufen und verlässlichen Zahlen von der Effizienz, Standardisierung und dem raschen Abbilden von neuen Geschäftsmodellen profitieren. Mit der Integration von Systemen steigt jedoch auch die Zahl der Anwendungen, die miteinander kommunizieren müssen. Wenn wir mit unseren Kunden über diese Form von Veränderungsprozessen sprechen, liegt die Herausforderung in den folgenden Themenbereichen:

Die Digitalisierung verändert die Geschäftsmodelle und Unternehmen sehen sich mit der Anforderungen konfrontiert, Prozesse durchgängig abbilden zu können. Sind verschiedene Applikationen im Einsatz, wie etwa ein Produktinformationssystem (PIM), ein CRM System (Customer Relationship Management) oder ein Reporting-Tool ist es wichitg den Datenaustausch zwischen den Anwendungen zu ermöglichen. Damit keine Softwaresilos entstehen, ist ein strategischer Systemaufbau – basierend auf einem zentralen System (z.B. ERP-System) relevant.

Damit wird die Bedeutung der Schnittstellen-Technologie von einem ERP-System schnell sichtbar. Denn mit einem durchgängigen und übergreifenden Schnittstellen-Konzept erreicht ein Unternehmen folgenden Nutzen:

  • Durchgängige und integrierte Prozesse bis zum Kunden
  • Schnellere Durchlaufzeiten
  • Reduktion von Fehlerquellen durch Automatisierung und Standardisierung
  • Zentralisierte Stammdaten und damit ein Zugriff auf einheitliche Adress- und Artikelstammdaten
  • Erhöhter Nutzen Prozessstatus, Bewegungsdaten und sonstige Informationen für Mitarbeiter, Kunden und Partner in Echtzeit
Datensilos
Umsysteme an Microsoft Business Central anbinden

Mit der Anbindung von Umsystemen rückt die Wahl des eingesetzten ERP-System in den Vordergrund. Denn die meisten Firmen nutzen heute ihr ERP System als zentralen Daten Hub. Damit werden weitere Businessapplikationen direkt an das ERP System angebunden und integriert.

Bevor ein Unternehmen mit der Umsetzung von neuen Geschäftsmodellen und der Anbindung verschiedener Systeme beginnt, ist es wichtig die technische Basis zu beachten: Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central setzen Unternehmen auf ein ERP-System, das auf einer modernen Technologie aufbaut; Standards wie Open Data und API, aber auch Technologien wie WebServices mit REST oder SOAP, File-Austausch mit XML, ASCII, csv, txt oder SQL-Abfragen werden unterstützt. Denn indem sich die Umsysteme standardisierter, flexibler und schneller integrieren lassen, sparen Sie Zeit und Kosten. Auch für künftige Erweiterungen halten Sie sich alle Wege offen und haben die gewünschte Flexibilität.

Was steht hinter den Begriffen Open Data und API Standard?

Was ist ein API Standard?
Moderne ERP und CRM Lösungen unterstützen den Schnittstellenstandard API (Application Programming Interface). Über diese Standardschittstelle ist es möglich, auf einfachste Art und Weise externe Programme an Ihr System anzubinden. Mit dieser Anbindung können externe Daten aus dem ERP- oder CRM-System in Prozessen integriert, automatisiert abgerufen oder bearbeiten werden. Beispiele: Webshops oder EDI Anbindungen.

Was ist «Open Data»?
Von «offenen Daten» sprechen wir, wenn wir als Firma Daten zur Verfügung stellen. Diese Daten können von zu jedem Zweck genutzt, weiterverarbeitet und weiterverwendet werden. Dies führt einerseits zu mehr Transparenz und hilft für eine verbesserte Zusammenarbeit. Beispiele: Artikelstammdaten, Statistikdaten, Daten der öffentlichen Hand etc.)

Durchgängige Kunden- und Lieferantenanbindung

Bei vielen Unternehmen ist die Ausrichtung auf den Kunden heute ein Teil der Unternehmenskultur: Die Kundschaft steht im Mittelpunkt des Handels; deshalb werden heute die Leistungsprozesse und in vielen Unternehmen auch die gesamte Customer Journey auf den Kunden ausgerichtet. In diesem Veränderungsprozess wird versucht, dem Kunden einen Mehrnutzen zu generieren. Diese Veränderung passiert heute fast ausschliesslich auf dem digitalen Weg. Die Umgestaltung startet bei den Marketingprozessen, geht über den Verkauf, über die Leistungsprozesse bis hin zur After-Sales Betreuung. So hat beispielsweise die Firma Morga AG mit Prozessautomatisierungen und mit EDI-Anbindung von verschiedenen Grossverteilter wie z.B. Coop ihre Digitalisierungsstrategie auf Basis von Microsoft Dynamics 365 ERP konsequent umgesetzt.

In den meisten Fällen profitieren nicht nur Sie als Unternehmen sondern auch ihre Kunden von den integrierten Prozessen sowie von schnelleren Durchlaufzeiten: 

  • Informationsbereitstellung für fast alle Prozessschritte und Status
  • Digitale Übermittlung der Bestellungen
  • Digitaler Versand von Lieferscheinen und Rechnungen
  • Auslösen von Automatisierten Bestellungen (z.B. Kanban Systeme)
  • Direktlieferung an die Abnehmer
  • Externe Lagerführung oder Zusammenarbeit mit Kundenlogistikern

Das Gleiche gilt auch für die Lieferantenanbindung. Bei diesen Anwendungsbeispielen sprechen wir vor allem von EDI. Als Beispiel können wir hierzu die SMEDICO AG nennen: Die SMEDICO AG verfügt über eine vollautomatische Bestellabwicklung inkl. automatisierte Anbindung der Hochregallager und Portalanbindungen. Die SMEDICO AG profitiert im Bestellwesen von einer vollständig reduzierten Fehlerquote und von einer tiefen Systemintegration von Kundensystemen sowie Einkaufsportalen.

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Drittsysteme flexibel und standardisiert anbinden

Damit ein Unternehmen effizient arbeiten und die Mitarbeiter in der Leistungserbringung optimal unterstützt werden, kommen immer häufiger Drittsysteme zum Einsatz. Diese sollen möglichst reibungslos integriert werden, damit effizientes Arbeiten möglich wird. Was ist heute «state oft he art»? Was verlangen unsere Kunden? Welche Arten von Drittsystemen binden wir bei unseren Kunden an?

  • Zollsoftware: Digitale Übermittlung der Auftragsdaten und generieren der Zollpapiere
  • PDM (Produktdatenmanagement) / Produkt Information Management (PIM): Diese Art von Lösungen kommen bei unseren Kunden vor allem zum Einsatz, wenn umfassende Produktedaten in verschiedenen Kanälen und Interessentengruppen zur Verfügung gestellt werden müssen (z.B. verschiedene Sprachen, Versionen, umfassendes Bildmaterial, ausführliche Produktebeschreibungen und Zeichnungen)
  • Logistikpartner: Digitale Auftragsübermittlung an das Logistikunternehmen mit den Informationen für die Begleitpapiere wie Lieferscheine etc.
  • QMS: für ein zielorientiertes und systematisches Qualitätsmanagement für die Optimierung von Produkten und Geschäftsprozessen
  • CAD (Computer Aided Design): Die Integration von CAD Lösungen erlaubt ein unterbruchfreies Arbeiten. So können Zeichnungsstücklisten in die ERP Lösung übertragen und gleichzeitig können die Zeichnungen im ERP-System aufgerufen werden
  • LIMS: Labor-Informations- und Management-System
  • WebShop: Aufgrund des bidirektionalen Datenaustausches verfügen namhafte Webshop Anbieter entsprechende Standard-Schnittstellen zu Microsoft Dynamics ERP-Systemen z.B. für die Onlineshop Software Magento
  • ECM (Enterprise Content Management) / DMS (Dokumentenmanagement System): Diese Systeme bieten Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Inhalten. Durch die Integration in das ERP-System bieten diese Lösungen prozessorientierte Unterstützung in der Informationsbeschaffung.
  • CRM-System: Über alle Branchen gesehen, heute wohl eine der wichtigsten Systemanbindungen. Der Nutzen ist bei CRM Applikation ist sehr hoch; neben dem Abbilden von verschiedenen Prozessschritten steht für viele Firmen ein zentraler Adressstamm im Vordergrund. Damit entfallen z.B. redundante Daten, umfangreiche Datenselektionen mit Excellisten und das Zusammenführen verschiedener Zielgruppendatenbanken.

Bei diesen Anbindungen ist es sehr ratsam - wenn immer möglich - auf Standardschnittstellen zu setzen.

Industrie 4.0 ERP Software Microsoft Dynamics NAV
Interne Prozesse automatisieren

In einigen Fällen müssen nicht nur Drittprodukte an die ERP Software angedockt werden, sondern auch interne Datenbanken und Prozesse. Wir zeigen Ihnen anhand vom ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, wie mögliche Kundenszenarios aussehen können.

Vorerfassung von Daten: Beispielsweise können Buchungssätze als erweiterter Arm von Microsoft Dynamics 365 Business Central in Excel vorerfasst und auf Knopfdruck automatisiert in das ERP System eingelesen werden. Dieses Szenario kommt bei Treuhandbüros oft zum Einsatz. Damit kann der Kunde seine Buchungen auf einfachste Art und Weise und ohne zusätzliche Lizenzkosten vorerfassen und dem Treuhandbüro übermitteln.

Online Erfassung - Anbinden von Aussendienstmitarbeitern: Auftragserfassung, Stammdatenabfrage, Statusüberwachung, Kundenberatung. Mit dem integrierten Web-Client von Microsoft Dynamics Business Central (ehemals NAV, Navision) stellen Mitarbeiter oder Kunden eine auf die Zielgruppe zugeschnittene Oberfläche zur Verfügung. Dies erlaubt den Mitarbeitern ein effizientes und übersichtliches Arbeiten - ohne mühsame Wartezeiten.

Anbindung mit PowerApp: PowerApps ist Tool von Microsoft mit dem Sie mobile Geschäfts-Apps und Apps fürs Web erstellen und publizieren können. Es müssen nicht immer umfangreiche Applikationen sein, die einen Mehrnutzen bieten. Vielfach reicht auch ein einfaches App – ein technischer Helfer für eine Produktivitätssteigerung aus und genau dafür ist PowerApp gedacht.

Powerapps
Aufwände reduzieren mit IoT

IoT (Internet of Things) ist schon lange kein Buzzword mehr, sondern hat sich in vielen Unternehmen zu einem bedeutenden Thema entwickelt. Das Sammeln von Daten und die entsprechende Nutzung generiert Business und hilft den Kunden optimal zu betreuen. Effiziente Standardintegrationen und eine professionelle Infrastruktur sind die Basis für das Verarbeiten von grossen Datenmengen und tragen neben dem Geschäftsmodell wesentlich zum Erfolg von IoT bei. 

Einsatzgebiete von IoT:

  • Überwachen von internen Anlagen und Mess-Systemen (Industrie 4.0); z.B. Maschinenanbindungen, Temperaturüberwachung von Anlagen)
  • Remote Überwachungen: z.B. Druckventile, Wärmesensoren
  • Prädikative Wartung; z.B. Datenanalysen, Abweichungsmeldungen, Fehlermeldungen
  • Datenerhebung mittels RFID Anbindung

Die aus IoT gewonnenen Daten bilden die Grundlage für System- und Maschinenüberwachungen, für Wartungsarbeiten und natürlich auch Ableitungen von zukünftigen Erreignissen (KI – Künstliche Intelligenz). Für die Verarbeitung dieser Daten braucht es moderne Systeme wie beispielsweise Microsoft Dynamics Business Central (ehemals NAV, Navision). Erst mit dem Einsatz von modernen Tools können die IoT Daten entsprechend verdichtet, auf Kopfdruck ausgewertet und so produktiv genutzt werden.

Nahtlose Integration Microsoft Office 365 Lösungen

Die nahtlose Integration von Office Anwendungen und damit die Standardschnittstellen zu den einzelnen Office-Produkten macht effizient. In diesem Zusammenhang ist es für einen Mitarbeiter wichtig, dass nicht die Applikation, sondern der Prozess im Vordergrund steht. Beispiel vom ERP System Microsoft Dynamics und Outlook:

Innerhalb von Microsoft Outlook besteht die Möglichkeit, ein Microsoft Dynamics ERP App zu aktivieren und damit direkt mit dem ERP System Microsoft Dynamics 365 Business Central zu kommunizieren. Welcher Vorteil entsteht durch diese Verbindung? Wenn beispielsweise per Mail eine Änderung für eine Bestellung kommt, muss ein Mitarbeiter nicht in das ERP System wechseln, sondern kann direkt im Outlook die Bestellung anpassen. Folgende weitere ERP-Funktionen können direkt im Outlook durchgeführt werden:

  • Informationen über Kunden wie offene Bestellungen, Debitorenausstände, Umsatz etc.
  • Informationen über Lieferanten wie Lieferausständen, ausgeschöpfte Kredite, Bezüge in der Vergangenheit etc.
  • Änderung eines Auftrags direkt in Outlook
  • Neuerfassung einer Bestellung

Auch andere Applikationen aus der Office-Produktfamilie entlasten und steigern die Produktivität. Die nachfolgenden Beispiele zeigen auf, welche technischen Möglichkeiten ein ERP-System unter anderem bieten kann.

  • Datentransformation in vordefinierte Excel und Word-Vorlagen
  • Jeder ERP-Report in Excel oder Word öffnen
  • Mailversand aus dem ERP System Microsoft Dynamics Business Central (ehemals NAV, Navision)
  • Frei konfigurierbare Import- und Export-Funktionalität für Excel-Dateien für Datenübernahmen, Aktualisierungen von Artikelstämmen, Stücklisten etc.
Outlook Integration Microsoft Business Central
Fazit

Lang herrschte die Meinung, dass sich mit dem Fortschritt der Technik die Zahl der Schnittstellen reduzieren wird. Mit der Digitalisierung ist das Gegenteil der Fall. Unternehmen verbinden sich mit Kunden, Lieferanten und Partnern und ergänzen damit die Kernfunktionalität ihrer ERP Lösung, um von wichtigen Vorteilen zu profitieren:

  • Durchgängige und integrierte Prozesse aufgrund von Standardisierung, Automatisierungen, Effizienzgewinn
  • Transparenz in den Prozessen und Daten
  • Reduktion von Fehlern dank Standardisierungen (inkl. Workflows)
  • Automatisiertes Monitoring – Controlling
  • Engere Geschäftsbeziehung: Bindung von Kunden und Lieferanten mit dem Generieren von Mehrnutzen für die entsprechende Zielgruppen
  • Offenheit und damit technische Flexibilität durch Möglichkeiten wie Webservices, API, durch einen direkten Zugriff auf den SQL Server

Um die Kosten gering zu halten, empfehlen wir, die Integration in Umsysteme auf einer modernen Plattform aufzubauen. Damit profitiert ein Unternehmen von einer umfassenden und standardisierten Schnittstellen-Technologie. Werden die Businessprozesse auf einem modernen ERP-System aufgebaut, senken sich die Kosten und der Aufwand für interne IT-Projektaufwendungen reduziert sich und das unternehmerische Risiko sinkt.

Marcel Eugster
Marcel Eugster
Leiter Dynamics ERP & CRM