Ausgangslage

Das Kloster Disentis vereinigt verschiedene Bereiche, welche komplexe Bedürfnisse aufweisen. Diese sind das eigentliche Kloster, die Mönchsgemeinschaft, das Gymnasium mit Internat, eine Gastronomie, Seminarräume und ein Museum. Zusätzlich werden das barocke Klostergebäude und die externen Liegenschaften vom Geschäftsfeld „Liegenschaften und Bauprojekte“ verwaltet. Diesem Bereich sind ebenfalls eine Gärtnerei, eine Schreinerei und die hauseigene Elektrofirma angeschlossen.

Nachdem sich das Kloster Distenis schon vor Jahren für die Lösung Microsoft Dynamics NAV und die Zusammenarbeit mit der Alpha Solutions AG entschieden hat, durfte vor kurzem auch die Einführung einer cloudbasierten Lösung umgesetzt werden. Dabei wurde die bestehende Lösung migriert und weiter optimiert. Durch den Einsatz aktueller Funktionen konnten weitere Prozesse in der Lösung abgebildet werden.

Was haben wir gemacht?

Um eine erfolgreiche Inbetriebnahme zu gewährleisten, wurde die Software-Implementierung beim Kloster Disentis in folgenden Schritten durchgeführt:

  • Migration und Analyse der bestehenden Lösung
  • Lösungskonzept für die Umstellung
  • Testphase und Schulung
  • Übergang zu Going Live
  • Optimierung und Automatisierung der implementierten Prozesse
Das Resultat

Mit der aktuellen Lösung wird nun neben der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung auch die Kontaktverwaltung umfassend in ein und demselben System genutzt. Von der Budgeterstellung und dessen Vergleiche über die komplette Kontenverwaltung sowie Lohnbuchhaltung, bis hin zu einer Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung werden sämtliche finanzbuchhalterischen Anforderungen abgedeckt.

Mit der Einführung der cloudbasierten Lösung konnten zudem auch die Herausforderungen der Infrastruktur gemeistert werden und die Kosten sind problemlos skalier- und damit einfach planbar geworden. Des Weiteren setzt das Kloster Disentis auf die integrierte Spendenverwaltung und ist damit in der Lage, jederzeit eine klare Übersicht über die erhaltenen Spenden zu haben und deren Verwendung dem Spenderwunsch entsprechend sicherzustellen. Auch die Auswertung zwecks Danksagungen oder Steuernachweise gestaltet sich somit einfach und effizient.

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Patrick Glauser | Leiter Verkauf, Mitglied der Geschäftsleitung

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