Über Smartdoc AG

Die Firma Smartdoc AG mit Sitz in Rotkreuz ist auf Dokumenten Management System (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert. Ursprünglich arbeitete Smartdoc AG als Geschäftseinheit unter CAPS AG, später unter Smartec Services AG und seit April 2016 als eigenständige Aktiengesellschaft und realisiert nun Lösungen für betriebliche Unternehmen ab mittlerer Grössenordnung. Das rund 10-köpfige Team fokussiert sich auf das effiziente und kostensparende Verarbeiten aller Arten von Dokumenten und Informationen und stellen schlanke Arbeitsabläufe durch Prozessoptimierungen in den Mittelpunkt ihrer Beratung und Umsetzung.

Die Ausgangslage

Durch die Ablösung von Smartec Services AG als eigenständiges Dienstleistungs-Unternehmen, wurde eine neue Software für die Abbildung der Geschäftsprozesse gesucht. Bei der neuen Lösung war der Geschäftsleitung wichtig, dass die Lösung modern und flexibel ist, ein professionelles Projektmanagement beinhaltet und in wenigen Wochen implementiert werden kann. Es sollte eine Standard-Lösung zum monatlichen Fixpreis sein, die die Geschäftsprozesse für projektorienterte Dienstleister abbildet.

Zudem soll die externe Treuhandfirma einen Zugang für die Software erhalten, damit sie die Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und den Abschluss direkt in einer Lösung verbuchen können und es keine Schnittstelle zu einem Drittsystem benötigt. Es wurde eine zukunftsfähige Standardlösung gesucht, welche sich mehrfach in der Praxis bewährte und auf aktuellsten Technologien aufbaut.

Highlights der neuen Software
  1. Moderne und einfach bedienbare Branchenlösung
  2. Professionelles Projektmanagement mit integrierter Leistungserfassung
  3. Automatisierung des Fakturierungsprozesses (Verrechnung der Gebühren z.B. bei Wartungsverträgen)
  4. Transparentes Projektcontrolling auf Knopfdruck und in Echtzeit
  5. Keine Investitionskosten mehr, da die Cloud-Lösung monatlich gemietet wird
Salvatore Savastano
CEO, Smartdoc AG
„Durch die Implementierung von Microsoft Dynamics NAV für Dienstleister konnten wir unseren Fakturierungsprozess massiv beschleunigen und automatisieren. Im Projektverlauf überwachen wir zu jeder Zeit das Budget und den Projektfortschritt. So werden Abweichungen frühzeitig erkannt. Durch die Cloud-Lösung fallen keine Investitionskosten und Lizenzen an. Durch die monatlichen Fixkosten können wir unser IT-Budget genau kalkulieren. “
Das Resultat

Mit der bewährten Branchensoftware für Dienstleister auf Basis von Microsoft Dynamics NAV, profitiert Smartdoc AG von einer modernen Lösung mit einfacher Zeit- und Spesenerfassung für deren Mitarbeitenden. Die hochverfügbare Cloud-Lösung basiert auf der aktuellsten Technologie und ist in mehrfach zertifizierten Datacentern von Microsoft betrieben. Die Mitarbeitenden haben somit von überall und mit jedem Gerät Zugriff auf das System.

Ein grosser Vorteil der neuen Lösung ist das integrierte Projektcontrolling auf Knopfdruck und die automatische Fakturierung der Leistungen. So hat man die Projekttermine und -kosten jederzeit im Griff.

Zudem ist die vollständige Integration des Treuhänders für Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie Abschlüsse von grossem Nutzen. Auch die Möglichkeit für Schnittstellen und Anbindungung weiterer Systeme wie z.B. Docuware als DMS spricht für die neue Software.

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Patrick Glauser | Leiter Verkauf, Mitglied der Geschäftsleitung

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