von Daniel Popp | 07. Dec 2018

Das "neue" ERP System von Microsoft

Seit 31 Jahre ist das ERP System Navision bzw. Microsoft Dynamics NAV erfolgreich am Markt. So lange, wie kein anderes ERP System. Mit über 160'000 Kunden und über 195 Länderversionen ist «Navision» auch eine der meist verbreiteten Lösungen auf der Welt. Ein Grund zum Feiern? Ja natürlich! Ein Grund, um sich auszuruhen. Noch lange nicht. Mit dem neuesten Release hat Microsoft seinem ERP System für KMU auch einen neuen Namen verliehen: Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wir haben den neuen Release für Sie unter die Lupe genommen. Schon vorweg: Der neueste Release überzeugt durch eine hohe Integration in die Microsoft Produktpalette, wie beispielsweise Office 365, Microsoft Dynamics CRM oder Microsoft PowerBI.

Was ändert sich für die bestehenden 160'000 Kunden? Für diese Firmen ändert nichts: Navision resp. neu Business Central steht für Nachhaltigkeit und somit können die bestehenden Kunden mit dieser Lösung weiterarbeiten und je nach Bedarf ein Update durchführen lassen und auf das neuste System migrieren.

Aufbau der neuen Oberfläche

Microsoft Dynamics 365 Business Central überzeugt durch eine moderne und übersichtliche Oberfläche. Die Arbeitsoberfläche ist noch stärker rollenbasiert, als die Vorgängerversion. Sprich, Sie haben für bestimmte Rollen optimierte Ansichten, die vollständig auf die Funktion vom Anwender ausgerichtet sind z.B. für den Innendienst, die Buchhaltung oder den Verkauf. Sofern die Berechtigung erteilt ist, kann der Mitarbeiter diese Ansichten persönlich anpassen.

Navigation innerhalb der Ansichten

Über die Menüpunkte (Finanzen, Verkauf, Einkauf) greifen Sie direkt auf das entsprechende Modul zu oder navigieren mithilfe der Sucheingabe. Die Sucheingabe funktioniert ähnlich wie nach dem Prinzip der Google-Suche mit «filter-as-you-type» und mit einem Klick sind Sie auf dem gewünschten Report oder der gewünschten Funktion. Microsoft Business Central lässt sich sehr intuitiv bedienen und als Anwender sind Sie rasch in der Navigation.

Statistiken-BC-Web

Einblenden von wichtigen Infos

  • Statistiken über Kunden
  • Statistiken über Zeiträume 
  • Statistiken über Produkte
  • Best verkaufte Artikel 
  • Bester Kunde
Schnellzugriffe-Business-Central

Aktionen erlauben Schnellzugriffe auf:

  • Erstellen von Verkaufsofferten, Aufträgen und Rechnungen
  • Schnellerfassung von Debitoren und Kreditoren
  • Abrufen von Standardberichten
  • Excel-Berichte auf Knopfdruck aufgrund von Standardvorlagen

Übersicht der Aktivitäten in Echtzeit

  • Zeigt die Umsatzzusammensetzung des aktuellen Monats
  • Listet die überfälligen Rechnungen von Debitoren
  • Zeigt die ausstehenden Einkaufsrechnungen
  • Listet Zahlungseingänge auf, die voraussichtlich mit Verspätung erfolgen
Aktivitäten-Business-Central
Verkauf-Business-Central

Dashboard mit Aufgaben

  • Gibt eine verkaufs- wie einkaufsseitig eine Übersicht über:
  • nicht verrechnete ausgelieferte Bestellungen
  • nicht gebuchte Lagerposten
  • über verbuchte Rechnungen
  • Übersicht über die Zahlungen
  • und weitere….

Optisch ansprechend. Einfach zu bedienen

Zahlreiche Projekte und Tests wurden bei verschiedenen Anwendern und Firmen mit Business Central durchgeführt. Angestrebt wurde eine optisch ansprechende und effizient bedienbare Lösung mit den folgenden Zielen:

  • Einfachheit
  • Erhöhung der Produktivität
  • Modernisierung der Oberfläche: Anpassung vom «Look and Feel» an die aktuelle Microsoft-Palette
  • Feedback durch Kunden – schlle Reaktion von Microsoft

Ganz nach dem Motto von Microsoft: «Looks better, works better, sells better»

Modernste Technik

Mit dem neuesten Release Microsoft Dynamics 365 Business Central kommen die modernsten Techniken zum Einsatz. Das neue ERP System können Sie als Cloud Lösung oder aber auch als «Stand Alone Lösung» (Vorortinstallation) beziehen. Von welchen Technologien haben Sie als Unternehmen einen wahrnehmbaren Nutzen? Im Vergleich zum Vorgängermodell überzeugt der neue Release noch stärker durch seine Offenheit: Microsoft hat den gesamten Sourcecode von Business Central offengelegt d.h., dass Ziel dieser Offenlegung sind schnelle Lösungsfindung für den Kunden, die auch durch einen Partner erstellt und durch Microsoft im Standard aufgenommen werden.

Integration in andere Microsoft Produkte

Bis jetzt hat sich kein Release von Microsoft so in die Prozesslandschaft von KMU-Betriebenintegriert, wie es Microsoft Dynamics 365 Business Central macht. Die neue Lösung ist prozessorientiert aufgebaut und damit muss sich der Anwender nicht mehr darum kümmern, mit welcher Software er welche Aufgabe erledigt. Die Prozesse verlaufen nahtlos ineinander.

Der API Standard von Dynamics 365 Business Central sorgt für die tiefe Integration in andere Microsoft Cloud Produkte wie etwa die Integration in Outlook: Ein Auftragsinnendienst ist in der Lage, eine Mengenkorrektur einer Bestellmenge direkt im E-Mail anzupassen und muss hierzu erst gar nicht das ERP System Business Central öffnen. Ähnliche Möglichkeiten bieten sich dem Anwender mit PowerBI, Dynamics 365 Sales (CRM) oder Flow.

Outlook Office 365 Business Central

Modernste Schnittstellen Technologie

Die Anbindung an andere Systeme, Portale, Organisationen werden mit Web Services und dem API Standard sehr einfach. Sie erhalten die Möglichkeit flexibel und rasch auf Veränderungen und Anpassungen in unternehmensübergreifenden Prozessen zu reagieren und diese aufgrund von Standards rasch umzusetzen. Das Resultat: Modernste Anbindungen aufgrund von API Schnittstellen.

Natürlich funktionieren auch herkömmliche Schnittstellen wie z.B. die Anbindung vom Webshop oder einer Maschine (IoT). Wir beleuchten diese Funktion nicht näher, da dies bereits ein Bestandteil vom letzten Release war und jetzt noch ausgebaut wurde.

Offenheit Business Central

Mobilität / PowerApps

Die Anforderungen von KMU Betrieben an mobile Lösungen sind in den letzten Jahren stark angestiegen. Das Internet ist die treibende Kraft für diese Veränderung. Tablets, Notebooks und sind weit verbreitet. Es liegt darum Nahe, dass der Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit in den Prozess eingreifen will oder Prozessinformationen abrufen möchte.

Dieser Nachfrage wird Microsoft Dynamics 365 Business Central gerecht mit einem Client, der auf den verschiedensten Betriebssystemen und im Explorer läuft. Der Zugang ist für jedes Endgerät – also vom PC bis zum Smartphone – bildschirmoptimiert. Effizientes Arbeiten ist auf jedem einzelnen Gerät garantiert.

Power Apps Microsoft Business Central

Neu können Sie Business Central, mit Power Apps und allen weiteren Microsoft Produkten verknüpfen. Mit dieser Applikation erstellen Sie mühelos ein leistungsstarkes Geschäfts-App, dass die Produktivität und die Geschäftsdaten vereint und es Ihnen ermöglicht auf einfachste Weise neue Geschäftsmodelle zu realisieren.

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Microsoft ERP System mit App Technologie

Auch bei der Lösung selber setzt Microsoft Dynamics 365 Business Central auf die App-Technologie. Mit Dynamics 365 Business Central wird Flexibilität zentral, da Sie mit der Lösung schnell starten können, diese nach eigenen Kriterien erweitern können und in Echtzeit reagieren können. Das können natürliche andere ERP Lösungen auch. Was also macht Business Central so speziell? Business Central ist so aufgebaut, dass in diesem ERP System verschiedene Apps installiert werden können.

Die Basis dafür bildet ein Baukasten-System auf dem Sie als Unternehmen aufbauen können und Ihren Bedürfnissen entsprechend erweitern. Das Spektrum der Apps reicht von umfangreichen Branchenlösungen bis hin zu kleinen Tools wie eine grafische Plantafel oder ein digitales Zahlungssystem wie PayPal. Diese ist heute bereits als App verfügbar und standardmässig installiert.

Sie können diese Erweiterungen von Business Central per Kauf der jeweiligen App vornehmen und per Knopfdruck installieren. Eine Übersicht über die verfügbaren Apps, die Sie bereits beziehen können, finden Sie hier: Zum Appstore >>

App Store Business Central
Benutzerfreundlichkeit

Mit der neuen Version Microsoft Dynamics 365 Business Central wurde die Oberfläche noch moderner gestaltet und ist dadurch vom Anwender intuitiv bedienbar. Weiter überzeugt dieses ERP System durch eine erhöhte Produktivität, durch neue leistungsstarke Funktionen und durch eine effiziente Suche. Nachsehend finden Sie ein Beispiel eines Verkaufsauftrags:

Die neue Oberfläche ist klar und übersichtlich: Der rechte Bereich zeigt den gesamten Auftrag. Im unteren Bereich werden die Details (hier Rechnungsdetails) angezeigt. Auf der rechten Seite sieht der Anwender sämtliche Angaben, die für eine Auftragserfassung nötig sind wie etwa offene Bestellungen, Ausstände, archivierte Rechnungen, Kredit-Limite etc. Andere Ansichten wie z.B. Offerten, Bestellungen etc. sind identisch aufgebaut.

Microsoft Business Central

Filtern von Datensätzen

Auch das Filtern von Datensätzen wurde im Vergleich zur Vorgängerversion erweitert und vereinfacht. So können Sie neu nach einem bestimmten Feld auf der Datenbank suchen. Auf Knopfdruck können Sie zwischen den Ansichten wechseln und den Filter aktivieren oder deaktivieren.

Selbstverständlich ist für umfangreiche und komplexe Filterfunktionen auch das Eingeben von Formeln möglich. Das Filtern mit Tastaturkürzel vereinfacht die Bedienung macht schnelles Arbeiten möglich.

Business Central Filter

Das Filtern und mit anschliessender Summenbildung geht auf Knopfdruck und ist im Standard verfügbar. Das Sortieren sowie das Filtern von Spalten ist eine Selbstverständlichkeit und funktioniert auf Knopfdruck – ähnlich wie Sie dies von Excel kennen:

Filteransicht Business Central

Kopieren von Datensätzen einfach gemacht

Ein weiteres Highlight ist das Kopieren von Datensätzen. Dazu markieren Sie die gewünschten Datensätze und kopieren diese nach Excel, Word, Outlook oder einer anderen externen Applikation. Das Highlight für den Anwender ist die Möglichkeit, die kopierten Zeilen in ähnliche Listen von Business Central einfügen zu können. Sie kopieren Zeilen aus Excel und fügen diese in Business Central ein und arbeiten mit diesen Daten weiter. Das erspart Ihnen wertvolle Zeit, da Daten so erst nicht exportiert und wieder importiert werden müssen wie beispielsweise bei der Überarbeitung von Preislisten, von Budgets etc. aus Excel, bei der Vorerfassungen von Buchungen im Excel und der Übernahme in das ERP System oder dem Einlesen von Auftragszeilen und vieles mehr.

Die Navigation, die Bedienung und die Arbeitsabläufe haben sich in sämtlichen Geschäftsbereichen massiv vereinfacht. Die Suchfunktion und die Eingabehilfen wurden optimiert und mit Anleitungen und Beispielen versehen. Der Anwender hat mehr Sicherheit und kann selbständiger arbeiten und braucht weniger Unterstützung.

Unbenannt
Integriertes Reporting mit Power BI

Aufgrund der hohen Geschwindigkeit in der Geschäftswelt verlangen Unternehmen nach Daten in Echtzeit. Um dieser Nachfrage gerecht zu werden, wurde das BI-Tool Microsoft Power BI in das ERP System Microsoft Business Central integriert. Mit dieser Neuerung haben Sie als Kunde zwei Möglichkeiten:

  1. Microsoft Power BI ruft die Daten ab und präsentiert diese im vordefinierten Standarddashboard oder in den vorgefertigten Berichten.
  2. Sie definieren die Power BI Ansichten direkt in Business Central für die jeweiligen Prozessschritte.

Nachstehend finden Sie ein Beispiel aus einer Debitorenübersicht. Durch das Auswählen eines Debitors wird der Umsatz der letzten 12 Monate grafisch dargestellt, der offene Saldo präsentiert sowie die Kredit-Limite abgefragt.

Power BI Business Central

Listenansichten

Selbstverständlich verfügen Sie mit Business Central auch über die herkömmlichen Reporting-Möglichkeiten wie beispielsweise der Auftragsübersicht der Kunden:

Business-Central
Business-Central-PowerBI

Integrierte Grafiken

Oder die integrierten Grafiken, die ein Unternehmen einfach erstellen und einbinden kann und die auf Knopfdruck von den Mitarbeitern in den einzelnen Prozessschritten aufgerufen werden können:

Hinterlegen von Office Vorlagen

Ein weiteres Highlight ist, dass Office Vorlagen hinterlegt werden können. Beispielsweise sind Sie in der Lage einen vordefinierten Cashflow-Auszug in Form eines Excel-Berichte direkt als Vorlage in der Menü Führung abzuspeichern und folgend abzurufen. Oder Sie automatisieren die Verteilung von diesem Report und diesen periodisch an eine definierte Zielgruppe. 

 

Business-Central-Power-BI
Künstliche Intelligenz (KI):

Künstliche Intelligenz (KI) macht ERP Systeme intelligent. Die neusten technologischen Entwicklungen heben die Trennung von transaktionalem und analytischem Vorgehen in einem ERP System auf. Immer weniger wird nach vorgegebenen Regeln gearbeitet, sondern Informationen aufgrund der bestehenden Datenmenge in Echtzeit abgeleitet.

Was bringt KI den KMU-Betrieben?

  • Automatisierung von einfachen – wiederkehrende Arbeiten in der gesamten Wertschöpfungskette
  • Steuern der operativen Systeme durch analytische Intelligenz
  • Anwendung von Chatbot 
  • Intelligente Assistenten, die ein Unternehmen bei der Entscheidungsfindung unterstützen wie beispielsweise Liquiditätsvorhersage, Lageroptimierung, Bestellvorschlag. Nachstehend ein Beispiel aus der Debitorenbuchhaltung:

In Microsoft Business Central haben Sie neu die Funktion «Zahlungen mit voraussichtlicher Verspätung» zur Verfügung. In den Aktivitäten Kacheln wird die Anzahl der voraussichtlich verspäteten Zahlungen angezeigt. Mit einem Klick sind Sie auf den gebuchten Rechnungen und hier wird der Grund für die Verspätung aufgezeigt:

KI Business Central

Worauf basieren diese Vorhersagen?

Die Daten für die Berechnungen für verspätete Zahlungsvorhersagen basieren auf einem Vorhersagemodell, das in Microsoft Azure Machine Learning Studio entwickelt und anhand von Live Daten trainiert wurde. Diese Daten, sind für eine Reihe kleiner und mittlerer Unternehmen repräsentativ sind.
Es geht nicht darum, die menschliche Arbeitskraft zu ersetzen, sondern vor allem den Mitarbeiter in seinen Prozessen zu unterstützen, die Arbeitsabläufe eines Unternehmens schneller zu machen und die Qualität zu erhöhen. Microsoft Business Central hilft Ihrem Unternehmen intelligenter zu arbeiten, indem Sie von diesem ERP System über bestimmte Ereignisse oder Statusänderungen proaktiv informiert werden.

Wie funktioniert dies?

Wenn Sie einem Unternehmen Ware mit einem überfälligen Saldo liefern möchten oder der verfügbare Bestand unter der Menge liegt, die Sie verkaufen möchten, zeigt Ihnen Business Central diese Information aufgrund, der von Ihnen ausgeführten Arbeiten als diskreten Tipp an.
Diese Anzeigen können Sie ignorieren oder sich mit einem Klick die Details zu den Problemen anzeigen lassen.

Fazit

Der neueste Release von Microsoft Dynamics NAV – Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine «All-in-One» Unternehmensmanagementlösung, die Anwender durch eine moderne Oberfläche und eine effiziente Bedienung überzeugt. Sie hilft KMU Betrieben auf dem Weg in die Digitalisierung, indem Geschäftsprozesse mit modernsten Hilfsmitteln unterstützt werden. Dies wiederum resultiert in mehr Effizienz, intelligenterer Entscheidungsfindung und dem einfachen Umsetzen von neuen – zukunftsgerichteten Geschäftsmodellen.

 

Daniel Popp
Daniel Popp
Leiter Marketing & Kommunikation